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Das Wichtigste
- Unternehmer beantworten Geschäftsfragen, ohne Konten oder steuerliche Behandlungen auszuwählen.
- DeinHans verbindet die Nachweise und erstellt die Buchhaltung im vereinbarten Umfang.
- Die Kanzlei prüft das Ergebnis mit Quellen, Erläuterungen und offenen Fragen.
- Vergleichen Sie an einem Mandat den gesamten Aufwand für Vorbereitung, Prüfung und Übergabe.
Warum wir noch ein Buchhaltungstool gebaut haben
In Deutschland gibt es leistungsfähige Finanzsoftware und erfahrene Steuerkanzleien. Unternehmen können DATEV Unternehmen online oder Lexware Office nutzen und Unterlagen digital übermitteln. Der Zugang zu Software löst allerdings nur einen Teil der Aufgabe.
Schwierig wird es häufig dort, wo Zuständigkeiten zusammentreffen. Ein Unternehmer erstellt sicher seine Rechnungen und erklärt Einkäufe. Dann kommt eine Auslandsrechnung, eine Auszahlung mit mehreren Abzügen oder eine umfangreiche Kartenabrechnung. Er kennt den Geschäftsvorfall, aber nicht unbedingt dessen Buchung.
Die offene Frage wandert per E-Mail, WhatsApp oder Telefon weiter. Die Information erreicht die Kanzlei. Jemand muss sie aber noch dem richtigen Beleg, der Zahlung und dem Monat zuordnen.
Genau diese Arbeit wollten wir mit DeinHans reduzieren: erst den Zusammenhang rekonstruieren zu müssen, bevor die fachliche Prüfung beginnen kann. Ein zusätzliches Werkzeug muss die Zusammenarbeit für beide Seiten erleichtern.
Was bringt DeinHans neben DATEV oder Lexware Office?
DATEV unterstützt bereits die digitale Zusammenarbeit. Lexware Office bietet unterschiedliche DATEV-Exporte, je nach vereinbarter Arbeitsteilung. Daran knüpft DeinHans an: Aus den Geschäftsnachweisen soll ein zusammenhängendes Monatsergebnis entstehen, in dem offene Entscheidungen klar erkennbar sind. Digitale Zusammenarbeit mit DATEV, DATEV-Exporte aus Lexware Office.
Praktisch geht es um drei Fragen: Wer beschafft fehlende Angaben? Wo bleiben die Antworten? Und was erhält die Kanzlei? DeinHans soll die Arbeit erleichtern, die in Ihrem heutigen Ablauf noch übrig bleibt. Der Leitfaden zum Einstieg neben DATEV erläutert Einrichtung und Übergabe genauer.
Den Unternehmer nach dem Geschäftsvorfall fragen
Ein Unternehmer kann meist erklären, was gekauft wurde, wer es genutzt hat und zu welchem Projekt es gehört. Bei Abzugsfähigkeit, Kontierung oder Umsatzsteuer kann er unsicher sein. Wer ihn diese Entscheidungen treffen lässt, macht aus einer einfachen Rückfrage schnell eine belastende Buchhaltungsaufgabe.
Wir trennen deshalb die Tatsachenfrage von der daraus folgenden Behandlung:
| Situation | Was das Unternehmen erklären kann | Was fachlich zu beurteilen bleibt |
|---|---|---|
| Unklare Bankzahlung | Was wurde für wen gekauft, und wo ist der Beleg? | Die passende Buchung und eine gegebenenfalls offene Fachfrage |
| Mögliche private Nutzung | Wer hat den Kauf wofür genutzt? War ein Teil privat? | Die buchhalterische Folge; „betrieblich“ allein klärt noch nicht die Abzugsfähigkeit |
| Rechnung eines ausländischen Lieferanten | Was wurde geliefert, und welches Unternehmen hat die Leistung erhalten? | Die steuerliche Behandlung, gegebenenfalls einschließlich Reverse Charge |
| Auszahlung unter dem abgerechneten Betrag | Zu welchem Bericht und welcher Abrechnung gehört der Zahlungseingang? | Wie die Bestandteile zusammenhängen und was ungeklärt bleibt |
Das sind Beispiele für die Zusammenarbeit, keine steuerlichen Einzelfallentscheidungen. Der Unternehmer kann korrekt antworten, auch mit „Das weiß ich nicht“, ohne eine Fachrolle übernehmen zu müssen.
Drei Rollen, ein zusammenhängender Monat
DeinHans sammelt und verbindet die relevanten Nachweise, erstellt die Buchhaltung, stimmt unterstützte Zahlungsabläufe ab und macht offene Fragen sichtbar. Die Antwort des Unternehmers bleibt beim zugehörigen Fall.
Die Kanzlei entscheidet über die fachliche Prüfung und Abnahme. Eine Frage, die ihr Urteil verlangt, kommt mit Nachweisen und Zusammenhang an. Sie soll weder als unverständliche Warnung erscheinen noch als Kontierungsentscheidung beim Mandanten landen.
Abgeschlossene monatliche Buchhaltung bezeichnet hier das fertige Buchhaltungsergebnis im vereinbarten, unterstützten Umfang. Fachliche Abnahme, Steueranmeldungen und Jahresabschluss bleiben eigenständige Leistungen im Rahmen des Mandats.
Diese Aufteilung vermeidet auch doppelte Arbeit. Stellt das Unternehmen bereits anderswo Rechnungen aus, wird vereinbart, welche Daten vorhanden sind, was DeinHans ergänzt und wie die Kanzlei das gemeinsame Ergebnis übernimmt.
Warum eine Tankkartenabrechnung mehr als Texterkennung braucht
Stellen Sie sich eine mehrseitige Datei vor: eine Tankkarten-Transaktionsliste, eine separate Rechnung über die Kartengebühr und eine Abrechnungsübersicht. Dazu gehört eine gemeinsame Bankabbuchung. Das Beispiel ist fiktiv, eignet sich aber gut zur Beurteilung von Buchhaltungsautomatisierung.
Auch wenn sämtliche Beträge korrekt gelesen werden, bleiben Fragen: Welche Seiten sind Rechnungen, welche enthalten Zusatzinformationen? Bezieht sich die Gebührenrechnung nur auf die Dienstleistung? Sind die zugrunde liegenden Vorgänge bereits erfasst?
Den größten Betrag als eine einzige Tankrechnung zu behandeln, könnte diese Unterschiede übergehen. Jeden wiederholten Betrag als neuen Aufwand zu erfassen, könnte ihn verdoppeln. Ein brauchbares Ergebnis erhält die Rolle jedes Dokuments und verbindet es mit der Zahlung.
Prüfen Sie deshalb Ihr tatsächliches Format samt Buchungsergebnis und offenen Punkten. Die Unterstützung eines Layouts belegt noch keine automatische Verarbeitung jeder Tankkartenabrechnung.
Wodurch wird das Ergebnis leichter prüfbar?
Die prüfende Person braucht Quelle, Geschäftserklärung, Buchungswirkung, Zahlungsbezug und Prüfgrund zusammen. Damit lässt sich ein Fall leichter übernehmen, korrigieren oder gezielt untersuchen.
Auch andere Produkte bieten Prüfsignale. DATEV beschreibt Kennzeichnungen für unsichere oder unvollständige Buchungsvorschläge. Unser Ziel ist eine verständliche Übergabe über den gesamten Monat. Ein Signal lenkt die Aufmerksamkeit; ein unauffälliger Fall unterliegt weiterhin den Prüfanforderungen der Kanzlei. Prüfkennzeichnungen bei DATEV.
Der Beitrag zur monatlichen Kanzleiprüfung zeigt Einzelfreigabe, Sammelbestätigung und ein konkretes Zahlungsbeispiel.
Ein repräsentativer Mandantenmonat als Einstieg
- Verbleibende Arbeit benennen. Wo fehlen Erläuterungen? Welche Belegpakete oder Abrechnungen erfordern Nacharbeit?
- Prüfgrundlage vereinbaren. Welche Nachweise, Ergebnisse und Entscheidungshistorie benötigt die Kanzlei?
- Übernahme testen. Exportdatei, erfolgreicher Import und fachliche Abnahme sind unterschiedliche Ergebnisse.
- Gesamtaufwand vergleichen. Zählen Sie Einrichtung, Rückfragen, Prüfung, Korrekturen und Übergabe mit.
Der wirtschaftliche Nutzen von DeinHans zeigt sich dort, wo die Kanzlei weniger Zeit mit dem Rekonstruieren des Monats verbringt und mehr Aufmerksamkeit auf fachliche Entscheidungen richten kann. Dem Unternehmer soll die Zusammenarbeit zugleich Sicherheit geben: das Geschäft verständlich erklären, ohne dessen Buchhalter werden zu müssen.
Quellen
Die Quellen wurden am 24. September 2026 geprüft. Dieser Artikel dient der Orientierung und ersetzt keine steuerliche, rechtliche oder buchhalterische Beratung.
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