Monatsabschluss-Checkliste für die laufende Finanzbuchhaltung

1. Den erwarteten Monatsumfang feststellen

Erfassen Sie die tatsächlichen Quellen des Mandats: Bank- und Kartenkonten, gegebenenfalls Kassenaufzeichnungen, Vertriebskanäle, Zahlungsdienstleister, laufende Verträge und externe Lohnabrechnung.

Vergleichen Sie den erwarteten Zeitraum mit den erhaltenen Unterlagen. Ein verbundenes Konto ohne Septemberdaten beweist keine fehlenden Septemberumsätze. Ein Umsatzbericht ohne die letzten drei Tage bleibt unvollständig, auch wenn alle vorhandenen Zeilen verarbeitet sind.

Neue Konten, Anbieter und Änderungen im Geschäft gehören in diese Prüfung. Die Quellenliste des Vormonats ist eine Ausgangsbasis und kein aktueller Vollständigkeitsnachweis.

2. Mit konkreten Abstimmkriterien arbeiten

Das ist eine Grundlage für den laufenden Buchhaltungsabschluss. Jahresabschluss und Steuererklärungen haben zusätzliche Anforderungen.

3. Einen Prüfpunkt bis zum Saldo lösen

Auf einem Kreditorenkonto stehen 300 € offen. Zur Rechnung über 1.000 € gibt es eine Zahlung von 700 €. Die Bank ist vollständig abgestimmt; eine weitere Bankprüfung erklärt den Rest deshalb nicht.

Der Minderungsbeleg des Lieferanten über 300 € liegt vor, wurde aber noch nicht auf die Rechnung angewendet. Nach Erfassung und Zuordnung gilt:

1.000 € Rechnung − 700 € Zahlung − 300 € Korrektur = 0 €.

Der Abschlussnachweis zeigt Buchungs- und Steuerbehandlung der Minderung, Rechnungsbezug und neuen Kreditorensaldo. „Gutschrift hochgeladen“ würde lediglich den Eingang der Unterlage beschreiben.

Daraus ergibt sich auch die Reihenfolge der Kontrollen: Die Bankabstimmung sichert den Zahlungsbestand. Die Kreditorenabstimmung prüft, was Zahlungen und Korrekturen tatsächlich ausgeglichen haben.

4. Verbleibende Posten einordnen

Eine erst im Folgemonat fällige Rechnung kann am Monatsende zutreffend gebucht und unbezahlt sein. Eine belegte Anbieterreserve kann als Forderung bestehen bleiben. Beide müssen nicht auf null gebracht werden.

Anders sind ein ungeklärter Verrechnungsbetrag, ein wesentlicher fehlender Beleg oder eine offene Steuerfrage zu behandeln. Der nächste Schritt benennt den fehlenden Nachweis oder die erforderliche Buchungsentscheidung.

Zu jedem verbleibenden Punkt gehören Betrag, Auswirkung, Verantwortlicher und Termin. Ein begründet offener Saldo braucht eine Erklärung. Diese darf keine Pflichtprüfung oder erforderliche Korrektur ersetzen.

5. Nach Änderungen die betroffenen Prüfungen wiederholen

Ändert eine Korrektur das Journal nach einer Salden- oder Umsatzsteuerprüfung, sind die betroffenen Ergebnisse erneut zu prüfen. Eine vorher erstellte Auswertung zeigt nicht mehr den endgültigen Stand.

Die Lieferantenminderung über 300 € kann beispielsweise Aufwand, Verbindlichkeit und Umsatzsteuer verändern. Nur den Kreditorensaldo erneut zu prüfen wäre unvollständig.

Der Prüfvermerk bezieht sich deshalb auf einen bestimmten Buchungsstand und Zeitpunkt. Ein späterer Bearbeiter kann damit nachvollziehen, was tatsächlich geprüft wurde.

6. Einen kompakten Abschlussnachweis festhalten

Ein brauchbarer Abschlussvermerk enthält:

• Mandant, Periode und Zeitpunkt der abschließenden Prüfung.
• Abgestimmte Bank- und relevante Kontrollkontensalden.
• Verweise auf Prüfunterlagen und wesentliche Entscheidungen.
• Begründet offene Posten samt Wiedervorlage.
• Endgültige Auswertungs- und Exportstände, gegebenenfalls mit Importstatus der Zielsoftware.

Hans verbindet Buchungen, Ausgleiche, Prüfunterlagen und Befunde des Buchhaltungs-Agenten im Monatsablauf. Die Kanzlei klärt fachliche Fragen und führt die maßgebliche Prüfung vor dem kontrollierten Abschluss durch. Eine fertige Monatsbuchhaltung ist weiterhin von einer übermittelten Steueranmeldung und einem erstellten Jahresabschluss zu unterscheiden.

Den konkreten Ablauf zeigt die Monatsprüfung in Hans. Vor der Weitergabe hilft Exporte und Import prüfen.