Inhaltsverzeichnis öffnen
Das Wichtigste
- Lohnberechnung im etablierten Prozess behalten.
- Jede Bankzahlung genau einer buchenden Stelle zuordnen.
- Tatsächliche Verbindlichkeitskonten prüfen, nicht nur den Kontenrahmennamen.
- Verbleibende Salden erklären statt künstlich auf null setzen.
6.000 € geschuldet, 6.000 € bezahlt
Das fiktive Beispiel betrachtet nur Nettolöhne. Ein vollständiger Lohnbuchungssatz enthält weitere Bestandteile.
| Schritt | Arbeit | Wirkung |
|---|---|---|
| Lohn im bestehenden System | Lohn berechnen und verbuchen | Der vollständige Buchungssatz enthält 6.000 € im Haben der Nettolohnverbindlichkeit |
| Zahlung bei Hans | Bankbewegung erfassen | Nettolohnverbindlichkeit 6.000 € im Soll; Bank 6.000 € im Haben |
| Kanzlei prüft Gesamtbuchhaltung | Verbindlichkeit und Zahlung vergleichen | Ohne Anfangsbestand oder weitere Bewegungen beträgt diese Verbindlichkeit null |
Die Bankzahlung reduziert die Schuld. Sie darf den Lohnaufwand nicht erneut erzeugen. Hat DATEV dieselbe Zahlung bereits erfasst, würde ein zusätzlicher Import aus Hans die Bankbewegung verdoppeln.
DATEV beschreibt Schnittstellen von der Lohn- zur Finanzbuchhaltung bei Lohn und Gehalt. Dieser bestehende Prozess kann weiterlaufen.
Drei Zahlungsbeziehungen bei der Einrichtung prüfen
Nettolöhne, Lohnsteuer und Sozialversicherungszahlungen haben unterschiedliche Empfänger und Verbindlichkeitsbeziehungen. Bestätigen Sie die jeweils relevanten Konten und Zeiträume. Dass beide Systeme SKR03 verwenden, beweist noch keine identische Kontenzuordnung.
Hans enthält unterstützte Zahlungsregeln in seiner vorbereiteten Einrichtung. Die Kanzlei kann passende Regeln prüfen, anpassen oder deaktivieren. Automatische Verarbeitung hängt von aktivierter Regel, Berechtigung und verfügbaren Nachweisen ab. Eine unbekannte Korrektur oder Erstattung kann trotz bekanntem Empfänger Prüfung erfordern.
Wenn die Verbindlichkeit nicht ausgeglichen ist
| Situation | Zu prüfen |
|---|---|
| Lohn erfasst, noch nicht bezahlt | Steht die Zahlung noch aus? |
| Ein Betrag in zwei Überweisungen | Belegen beide Referenzen dieselbe Verbindlichkeit? |
| Zahlung für eine frühere Periode | Ist die frühere Verbindlichkeit noch offen? |
| Abweichender Zahlbetrag | Gibt es eine erklärende Abrechnung oder Korrektur? |
| Bankbewegung doppelt erfasst | Welches System war zuständig, welches Paket wurde importiert? |
Ein Nullsaldo ist nur hilfreich, wenn die zugrunde liegenden Buchungen stimmen. Er bestätigt weder die Lohnberechnung noch Steuer- oder Sozialversicherungsbeträge.
Den ersten Monat mit der Kanzlei abnehmen
Prüfen Sie, ob die Lohnbuchung in der empfangenden Buchhaltung steht, die Zahlung das vereinbarte Verbindlichkeitskonto verwendet und die Bankbewegung einmal vorkommt. Erklären Sie Restsalden und prüfen Sie den tatsächlichen Import, nicht nur die Exportdatei.
Während einer Erprobung dürfen beide Systeme denselben Fall zum Vergleich verarbeiten. Diese Vergleichsausgabe gehört nicht zusätzlich in die angenommenen Bücher. Paralleles Arbeiten spart Aufwand durch Aufteilung, nicht durch doppelte Buchungen.
Den ersten Zeitraum vereinbaren Sie mit dem DATEV-Einrichtungsleitfaden. Den übrigen Monat deckt die Monatsabschluss-Checkliste ab.
Quellen
Die Quellen wurden am 27. September 2026 geprüft. Dieser Artikel dient der Orientierung und ersetzt keine steuerliche, rechtliche oder buchhalterische Beratung.
Weiterlesen
So würde Ihre Kanzlei einen Monat prüfen
Sehen Sie sich mit uns ein Monatspaket an: Belege, Zahlungen und offene Entscheidungen. Gemeinsam klären wir, was Ihr bestehender Ablauf behält und was DeinHans übernimmt.
Monatspaket in einer Demo ansehen