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Das Wichtigste
- Rechtlichen Lieferanten vor den Kontonummern prüfen.
- Vereinbartes Zielkonto für spätere Exporte speichern.
- Eine Zuordnungsänderung repariert kein bereits importiertes Paket.
- Vor Annahme die tatsächliche empfangende Buchhaltung prüfen.
Derselbe Lieferant, zwei Nummern
Ein fiktiver Lieferant wird in DATEV bereits unter 70042 geführt. Hans hat denselben geprüften Lieferanten unabhängig als 70088 angelegt. Die Nummern sind Beispiele, keine Kontierungsempfehlungen.
| Vorher | Vereinbarte Zuordnung | Zu prüfendes Ergebnis |
|---|---|---|
| Gleicher Lieferant, zwei Nummern | Hans-Lieferant → DATEV 70042 | Exportvorschau zeigt das vereinbarte Konto |
| Neue Rechnung über 357 € | Zuordnung verwenden | Rechnung landet beim bestehenden Lieferanten |
| Zugehörige Zahlung über 357 € | Verknüpfung erhalten | Keine doppelte Rechnung, Lieferantenanlage oder Bankbewegung |
Nach dem Speichern können spätere Exporte die Zuordnung wiederverwenden. Die Kanzlei muss dieselbe Beziehung nicht jeden Monat neu nummerieren. Das konfigurierte Paket enthält erforderliche Ergänzungen der Lieferanten-/Kundenstammdaten, soweit anwendbar.
Ein ähnlicher Name reicht nicht
Vergleichen Sie Rechnungsaussteller und verfügbare rechtliche Identifikatoren mit dem Stammsatz der Kanzlei. Eine Marke kann über mehrere Gesellschaften abrechnen. Umgekehrt kann eine andere Schreibweise denselben Lieferanten bezeichnen.
Gehört 70042 einer anderen rechtlichen Einheit, darf das Konto nicht aus Bequemlichkeit wiederverwendet werden. Klären Sie den Konflikt mit der Kanzlei. Auch ein gemeinsames Inkasso- oder Zahlungskonto beweist keine identische Lieferantenidentität.
Ist die Identität unklar, hilft gleiche Marke, anderer rechtlicher Lieferant.
Die Zuordnung im richtigen Stadium korrigieren
| Stand des Pakets | Vorgehen |
|---|---|
| Noch nicht exportiert | Korrigierte Zuordnung speichern und Vorschau prüfen |
| Exportiert, noch nicht importiert | Überholte Datei kennzeichnen und vereinbarten Ersatz verwenden |
| Bereits importiert | Korrektur in der empfangenden Buchhaltung abstimmen; Doppelimport verhindern |
Eine Änderung für künftige Exporte schreibt weder gebuchte Historie noch ältere Pakete um. Die DATEV-Buchungsstapelbeschreibung definiert das Dateiformat; den tatsächlichen Import prüft die Kanzlei in ihrer Umgebung.
Salden und Rechnungsdetails auseinanderhalten
Ein Lieferantenanfangssaldo von 2.400 € erhält einen Ausgangsbetrag. Er zeigt nicht, ob zwei Rechnungen, eine Korrektur oder Teilzahlungen dahinterstehen. Spätere Zuordnungen auf Rechnungsebene können daher Unterlagen aus dem bisherigen Archiv benötigen.
Vereinbaren Sie Stichtag, Umfang der Saldenübernahme und Ablage der Historie. Eine vollständige OPOS-Historie entsteht nicht durch den Import eines aggregierten Saldos.
Ein kleiner Test für den ersten Monat
Nutzen Sie einen bestehenden Lieferanten, einen wirklich neuen Lieferanten und einen bewusst gewählten Nummernkonflikt. Prüfen Sie nach dem Import Identitäten, Rechnungsbeträge und Bankbewegungen. Nehmen Sie eine Zahlung auf einen früheren Saldo hinzu, wenn das im Alltag des Mandanten vorkommt.
Hans erleichtert die Fortführung: Neue Monatsarbeit folgt bestehenden Lieferantenidentitäten; korrigierte Zuordnungen bleiben wiederverwendbar. Die Annahmeprüfung bleibt bei der Kanzlei. Den gesamten Start erklärt der Leitfaden zur Einrichtung neben DATEV.
Quellen
Die Quellen wurden am 27. September 2026 geprüft. Dieser Artikel dient der Orientierung und ersetzt keine steuerliche, rechtliche oder buchhalterische Beratung.
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So würde Ihre Kanzlei einen Monat prüfen
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