DeinHans neben DATEV: Einstieg ohne Komplettwechsel

Warum der Einstieg keinen Komplettwechsel verlangen sollte

Wir kamen mit Erfahrung in ERP-Automatisierung und IT-Prozessen rund um Buchhaltung und Monatsabschluss zu DeinHans. Dabei begegnete uns ein wiederkehrendes Hindernis: Ein neues Werkzeug verbessert einen Teil der Arbeit, ist aber schwer einzuführen, weil es gleichzeitig die gesamte bisherige Umgebung ersetzen soll.

Eine Kanzlei möchte vielleicht die Beleg- oder Bankverarbeitung verbessern und hat bereits eine hervorragende Lohnroutine. Diese sollte sie behalten können. Die Herausforderung liegt darin, die Beiträge zusammenzuführen: gleiche Lieferantenidentitäten, passende Konten und keine doppelten Zahlungen.

Deshalb haben wir DeinHans auf Kontinuität im buchhalterischen Umfeld ausgelegt. Ziel ist eine nützliche Ergänzung des Kanzleiablaufs mit klaren Grenzen dafür, welches System was erfasst.

Die Ausgangslage festlegen

Vereinbaren Sie die erste Periode und die Arbeit, die DeinHans übernehmen soll. Die Einrichtung unterstützt Lieferanten- und Kundenstammdaten sowie geeignete Anfangssaldendateien. Prüfen Sie die Importvorschau und klären Sie Differenzen, bevor Sie die Ausgangslage übernehmen.

Es handelt sich um unterstützte, geprüfte Importe. Damit sind weder eine laufende bidirektionale DATEV-Synchronisierung noch die Übernahme sämtlicher historischer Daten gemeint. Das bisherige Buchhaltungsarchiv bleibt relevant.

Ein Anfangssaldo ist keine OPOS-Historie

Angenommen, zum Stichtag bestehen 2.400 Euro Verbindlichkeiten gegenüber einem Lieferanten. Der Saldo zeigt nicht, ob er aus zwei Rechnungen, einer Rechnung mit Korrektur oder mehreren teilweise bezahlten Rechnungen besteht.

Ein aggregierter Import rekonstruiert keine Ursprungsbelege, Rechnungsdaten oder Zahlungszuordnungen. Benötigt eine spätere Zahlung eine Zuordnung auf Einzelbelegebene, müssen die Details über den vereinbarten Ablauf verfügbar sein. Salden erhalten die Ausgangslage; Nachweise erklären den einzelnen Ausgleich.

Lieferantenkonten einheitlich weiterführen

Ein fiktiver Lieferant ist in DATEV bereits unter 70042 erfasst. Nach dem geprüften Stammdatenimport können neue Rechnungen unter dieser Identität weiterlaufen. Eine zweite Anwendung sollte für denselben Lieferanten keine zweite Identität erzeugen.

Der konfigurierte DATEV-Export aus DeinHans enthält Buchungsdaten und erforderliche Ergänzungen der Lieferanten- und Kundenstammdaten. Die Kanzlei importiert und prüft das Paket weiterhin in ihrer tatsächlichen Zielumgebung. Die erstellte Datei allein belegt weder einen erfolgreichen Import noch die Abnahme.

Legen beide Seiten einen Lieferanten unabhängig an, wird die Zielzuordnung abgestimmt. Beispielsweise verwendet DeinHans 70088, während die Kanzlei 70112 angelegt hat. Eine gespeicherte Exportzuordnung lässt sich für diese Beziehung wiederverwenden. Sie verändert weder gebuchte Historie noch ein älteres Exportpaket. Wurde dieses bereits importiert, ist die passende Korrektur im Zielsystem abzustimmen.

Ist eine Nummer durch einen anderen Lieferanten belegt, muss der Identitätskonflikt geklärt werden. Die Parteien dürfen deshalb nicht zusammengeführt werden.

Lohn in DATEV behalten, Zahlungen verbinden

DATEV beschreibt die Übergabe von Lohndaten an die Finanzbuchführung über nachgelagerte Schnittstellen. Dieser etablierte Ablauf kann bestehen bleiben, während DeinHans die vereinbarte Bankzahlungsseite übernimmt. DATEV Lohn und Gehalt classic.

Die Aufteilung ist klar: Der Lohnprozess verantwortet Berechnung sowie Aufwands- und Verbindlichkeitsbuchungen. DeinHans übernimmt die zugewiesenen Zahlungsbuchungen. Die Kanzlei prüft die zusammengeführten Konten.

Zur Veranschaulichung betrachten wir 6.000 Euro Nettoentgeltverbindlichkeit und deren Zahlung. Das ist ein Ausschnitt, kein vollständiger Lohnbuchungssatz.

Die Zahlung mindert die Verbindlichkeit, ohne den Lohnaufwand erneut zu erfassen. Lohnsteuer- und Sozialversicherungszahlungen nutzen ihre jeweiligen konfigurierten Beziehungen. SKR03 in beiden Systemen allein reicht nicht: Die tatsächlichen Konten und Zuordnungen müssen übereinstimmen.

Treffen Lohnbuchung und Zahlung zeitversetzt ein, kann vorübergehend ein Saldo verbleiben. Dieser zeitliche Zusammenhang muss sichtbar bleiben. Doppelte Buchungen würden ihn nicht lösen.

Vorkonfiguration mit eindeutiger Buchungszuständigkeit

Branchenpakete bringen wiederverwendbare Kontenstrukturen und unterstützte Zahlungsbehandlungen in die Einrichtung ein. Die Kanzlei kann anwendbare Regeln prüfen, anpassen oder deaktivieren. Für jeden beibehaltenen externen Prozess werden Grundbuchung, zugehöriges Konto und Bankseite geklärt.

Die Automatisierung hängt von der aktivierten Regel und den Nachweisen ab. Eine erkannte Zahlung kann zu einem Vorschlag oder einem erlaubten automatischen Schritt führen. Umsatzsteuervorauszahlungen und Gewerbesteuerzahlungen bleiben unterschiedliche Fälle. Die derzeitige Behandlung von Gewerbesteuer verlangt eine Bestätigung der Kanzlei.

Auch „parallel“ hat zwei Bedeutungen. Im laufenden Betrieb liefern die Systeme unterschiedliche Teile der Buchhaltung. In einer Erprobung können beide dieselbe Stichprobe zum Vergleich verarbeiten. Vergleichsergebnisse dürfen nicht zusätzlich zu bereits übernommenen Buchungen importiert werden. Erfasst DATEV eine Bankzahlung, würde dieselbe Buchung aus DeinHans sie verdoppeln.

Checkliste für den ersten Monat

1. Umfang und Stichtag vereinbaren. Welche Arbeit bleibt im bisherigen Ablauf? Wie werden ältere unbezahlte Salden behandelt?
2. Ausgangsdaten prüfen. Stammdaten, Saldendateien, Bankkonten und Identitätskonflikte kontrollieren.
3. Kontenbeziehungen bestätigen. Debitoren- und Kreditorennummern sowie die bestehenden Lohnkonten abgleichen.
4. Jede Buchung einmal zuweisen. Vergleichsergebnisse von den für den Import vorgesehenen Aufzeichnungen trennen.
5. Übernahme testen. Verantwortliche für Import und Prüfung sowie Abnahmekriterien festlegen.

Nehmen Sie einen bestehenden und einen neuen Lieferanten, eine Zahlung auf einen älteren Saldo, eine Lohnzahlung und einen bewusst gesetzten Zuordnungskonflikt auf. Der Test muss zeigen, dass Identitäten erhalten bleiben, Beträge zum Umfang passen, Bankbewegungen einmal erscheinen und offene Fragen sichtbar sind.

Vergleichen Sie den Gesamtaufwand einschließlich Einrichtung, Prüfung, Korrekturen und Übergabe. Vereinbaren Sie vor der Ausweitung auch den Ausstieg: Nicht akzeptierte Ergebnisse werden nicht importiert. Bereits übernommene Buchungen folgen dem Korrekturverfahren der Kanzlei. Die Unterlagen bleiben erhalten, und die Zuständigkeit für die nächste Periode wird geklärt.

Was gilt für Lexware Office und andere Systeme?

Die Grundsätze bleiben gleich: Identitäten erhalten, Buchungszuständigkeiten festlegen und die Übernahme prüfen. Formate und Fähigkeiten müssen zum jeweiligen Produkt passen. Lexware Office und andere Lexware-Buchhaltungsprodukte sind nicht austauschbar.

Lexware Office unterscheidet selbst mehrere DATEV-Exportwege nach der Arbeitsteilung zwischen Mandant und Kanzlei. Benennen Sie deshalb den tatsächlichen Weg Ihrer Erprobung. DATEV-Exporte aus Lexware Office.

Ein guter erster Monat beantwortet eine praktische Frage: Kann die Kanzlei die Vorbereitung verbessern und ihre bewährten Prozesse behalten? Als nächsten Schritt zeigt der Beitrag, was die Kanzlei im Monatspaket prüft.