Was ein vorbereiteter Monat vor einem DATEV-Export braucht

Ziel festlegen

Kläre mit der Kanzlei, welches DATEV-Produkt und welcher Prozess die Daten empfängt, welche Periode und Gesellschaft enthalten sind, wie Belege verknüpft werden, welche Stammdaten maßgeblich sind, welcher Buchungsstatus akzeptiert wird und wer Importfehler löst. „DATEV-Export“ kann verschiedene Abläufe meinen; die Anforderungen der Empfängerseite bestimmen das Paket.

Was der vorbereitete Monat enthalten muss

• Rechtsträger, Wirtschaftsjahr und Periode stimmen.
• Konten- und Geschäftspartnerkennzeichen folgen den vereinbarten Stammdaten.
• Buchungs- und Belegdaten sind vorhanden und plausibel.
• Währungs- und Steuerinformationen wurden fachlich geprüft.
• Bank-, Zahlungsdienstleister- und wesentliche Verrechnungssalden sind abgestimmt.
• Beleglinks oder -kennzeichen führen zum vorgesehenen Nachweis.
• Entwürfe, gehaltene und ungeklärte Positionen sind ausgeschlossen oder aufgelistet.
• Erwarteter Empfangsprozess, Formatverantwortung und zuständige Prüfung sind dokumentiert.

Beispielhafte Kontrollübersicht – kein Versprechen eines Produktoutputs

Wähle Kontrollen passend zum tatsächlich unterstützten Zielformat und Paket. Die Zahlen sind synthetisch. Sie zeigen die Kontrolllogik der Kanzlei und stellen weder eine aktuelle DeinHans-Exportoberfläche dar noch garantieren sie diese Felder. Übereinstimmende Summen schließen falsche Einzelzuordnungen nicht aus; Stichproben und Fachprüfung bleiben erforderlich.

Vom vorbereiteten Monat zum kontrollierten Empfang

1. Schließe Quellenabdeckung, Abstimmung, Inhaberfragen und fachliche Prüfung für den vereinbarten Monat ab.
2. Fixiere die geprüfte Menge und dokumentiere verbleibende akzeptierte Ausnahmen.
3. Bestätige, dass der eingesetzte DeinHans-Stand das von der Kanzlei benötigte Artefakt und die Version unterstützt.
4. Falls unterstützt, erzeuge und übertrage das Paket über den vereinbarten sicheren Kanal.
5. Erfasse angenommene, abgewiesene und gewarnte Datensätze im Empfangsprozess.
6. Vergleiche Anzahl, Summen, Perioden und Belegzugriff mit passenden Kontrollen.
7. Gib Fehler in den nachvollziehbaren Quellenablauf zurück; ändere sie nicht unerklärt an beiden Enden.
8. Dokumentiere Abnahme und exakt akzeptiertes Paket.

Beispiel: eine abgewiesene Zeile

Die Buchungssummen stimmen, doch eine Zeile wird abgewiesen, weil ihr Kontenkennzeichen in den empfangenden Stammdaten fehlt. Lösche sie nicht nur für einen erfolgreichen Import. Nimm sie in die Ausnahmenliste, kläre das Konto mit der Prüfung, korrigiere den Quellvorschlag, erzeuge den Export neu und wiederhole die Summenkontrolle. Das akzeptierte Paket bleibt so reproduzierbar mit der Quelle verbunden.

Was DeinHans unterstützen kann

DeinHans kann verbundene Nachweise, Vorschläge, Prüfstatus und eine kontrollierte Übergabe vorbereiten. Der genaue DATEV-Umfang und das aktuelle Integrationsverhalten sind für Produktbereitstellung und Kanzleiziel zu bestätigen. Ein Export ist ein Transportartefakt; Importprüfung und fachliche Annahme bleiben bei der verantwortlichen Kanzlei.

Bis diese aktuelle Kompatibilität unabhängig bestätigt ist, endet das öffentliche Versprechen beim vorbereiteten, prüfbaren Monat. Es gibt keine Zusage für garantierten DATEV-Import, automatische Buchung, Meldung oder Kompatibilität mit jedem DATEV-Produkt und jeder Kanzleikonfiguration.

Wichtig: Nutze aktuelle offizielle DATEV-Formatdokumentation und Anweisungen der empfangenden Kanzlei. Mandantenspezifische Kontenzuordnungen, interne Transformationsregeln und Zugangsdaten gehören nicht in öffentliche Inhalte.

Übergabevermerk aufbewahren

Halte Periode, Gesellschaft, Quellstand, Exportversion, Parameter, Kontrollsummen, Ausnahmenliste, Übertragungsweg, Importantwort, Prüfer und Abnahmedatum fest. Erfordert eine spätere Korrektur ein neues Paket, verknüpfe es mit dem ersetzten Export, statt Historie zu überschreiben.

Übergabegrenze schützen

Definiere während der Übergabe ein System oder einen kontrollierten Ablauf als Korrekturquelle. Ändert die empfangende Kanzlei abgewiesene Zeilen direkt und korrigiert der Absender parallel, laufen die Bestände auseinander und der nächste Export kann den Fehler neu erzeugen. Gib Ausnahmen mit stabiler Kennung zurück und setze die vereinbarte Korrektur einmal an der maßgeblichen Vorbereitungsschicht um.

Nutze einen verschlüsselten, freigegebenen Übertragungsweg, begrenze Paketzugriff und sende Zugangsdaten nicht im selben Kanal. Entferne temporäre Rechte nach Annahme. Das Paket kann sensible Kunden-, Personal- und Bankdaten enthalten, auch wenn das Format Standard ist.

Regressionstestpaket

Pflege synthetische Testfälle für normale Inlandsrechnungen, Gutschriften, Fremdwährung, Reverse Charge, Belegreferenzen, Sammelzahlungen und Periodenkorrekturen. Führe sie nach Format-, Feld- oder Integrationsänderung aus und vergleiche Ausgabe, Importwarnungen und Belegzugriff mit dem freigegebenen Stand.

Das Testpaket enthält keine echten Kundenkennzeichen oder vertraulichen Kontenkonfigurationen. Es prüft Transport und gemeinsames Verständnis; die fachliche Prüfung echter Fälle bleibt ein eigener Gate.