DATEV-Übergabe: Buchungen, Belege und Importkontrolle

Wissen, was jeder Bestandteil übergibt

Belegnummer und aufrufbarer Beleglink erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Eine Rechnungsreferenz kann den OP-Ausgleich unterstützen. Ein Beleglink muss auf einen Nachweis zeigen, der über den Dokumentenablauf des Zielsystems erreichbar ist. Eine ZIP-Datei neben der CSV belegt noch nicht, dass ein Klick in DATEV den richtigen Beleg öffnet.

DATEV beschreibt die Felder in der Formatbeschreibung für Buchungsstapel. Prüfen Sie bei der Einrichtung den tatsächlichen Empfangsweg einschließlich der Belegübernahme.

Vor dem ersten Export abstimmen

Klären Sie mit der importierenden Person:

• Richtige Gesellschaft, Wirtschaftsjahr, Zeitraum und erforderliche Mandantenkennungen im Zielsystem.
• Kontenrahmen, Kontenlängen und Zuordnung mandantenspezifischer Konten.
• Debitoren- und Kreditorennummern einschließlich bereits vorhandener Konten.
• Behandlung von Steuerschlüsseln und Automatikkonten, damit Steuer nicht doppelt berechnet wird.
• Referenzfelder für die Zuordnung von Rechnungen und Zahlungen.
• Welche Buchungen aus Hans kommen und welche bereits aus Lohn oder anderen Systemen eintreffen.

Hans unterstützt den Import von Stammdaten, Konten und Anfangssalden. Ein Anfangssaldenimport ist keine Übernahme einzelner historischer offener Posten. Benötigte OPOS-Details müssen vor dem späteren Zahlungsausgleich gesondert eingeplant werden.

Kontrollbeispiel: Eine Datei wurde teilweise übernommen

Der vereinbarte Septemberexport umfasst 120 Geschäftsvorfälle, dargestellt in 146 CSV-Datenzeilen. Aufteilungen erklären die unterschiedliche Anzahl; keine der beiden Zahlen ist die Beleganzahl. Der Empfangsweg in diesem Beispiel übernimmt 145 Zeilen und weist eine Kreditorenzeile zurück, weil das Konto noch nicht eingerichtet ist.

Der richtige Stand lautet teilweise importiert. Wer alle 146 Zeilen ungeprüft erneut einspielt, riskiert Doppelbuchungen.

1. Originaldatei und Importergebnis aufbewahren.
2. Zurückgewiesene Zeile anhand ihrer eindeutigen Referenz bestimmen.
3. Kreditor bestätigen und Kontoeinrichtung oder Zuordnung korrigieren.
4. Den vorgesehenen Korrekturweg der Zielsoftware nutzen. Wird vollständig neu importiert, muss die vorherige Übernahme zuvor vollständig und nachvollziehbar aufgehoben sein.
5. Abschließend übernommene Vorgänge und Kontensalden abstimmen.

Ein Kontrollblatt nach erfolgreicher Korrektur kann so aussehen:

Dies sind Lehrzahlen und keine Abbildung eines Exportberichts. Vergleichen Sie die entstandenen Buchungen entsprechend dem tatsächlichen Format: Eine CSV-Zeile entspricht nicht zwingend einer einzelnen Soll- oder Habenzeile.

Neben den Summen auch Referenzen kontrollieren

Gleiche Summen können ein falsches Konto oder einen falschen Beleg verdecken. Prüfen Sie beim ersten Import repräsentative Vorgänge:

• Rechnung und Zahlung einschließlich verbleibendem offenen Betrag;
• aufgeteilte Rechnung mit mehreren Aufwands- oder Steuerarten;
• Rechnungskorrektur eines Lieferanten;
• Abrechnung eines Zahlungsdienstleisters;
• Beleg, der aus dem empfangenen Datensatz aufrufbar oder auffindbar sein muss.

Verfolgen Sie jeweils den Weg von der Quelle zur Buchung und zurück. Kontrollieren Sie das Steuerergebnis gesondert; auch ein ausgeglichener Buchungsbestand kann einen Steuerschlüsselfehler enthalten.

Dieselbe Sorgfalt bei anderen Zielsystemen

Agenda FIBU und Lexware buchhaltung haben eigene Importeinstellungen. Stimmen Sie Feldreihenfolge, Zahlen- und Datumsformate, Kontenzuordnung und Steuerschlüssel mit dem gewählten CSV-Profil ab. Lexware buchhaltung und Lexware Office sind unterschiedliche Produkte; ein konfigurierbarer CSV-Export bedeutet keine Anbindung an die Lexware-Office-API.

Bewahren Sie die übernommene Paketversion mit dem Importergebnis auf. Spätere Änderungen benötigen eine eindeutig bezeichnete Korrektur, wie im Korrekturleitfaden beschrieben. Nutzen Sie bei neuen Mandaten den Einrichtungsleitfaden und den Kreditorenabgleich vor der ersten Monatsübergabe.