Automatische Buchungsvorschläge richtig prüfen

In der Reihenfolge prüfen, die Fehler sichtbar macht

Beginnen Sie bei der ersten ungeklärten Frage. Wer das Konto auswählt, bevor die Leistung feststeht, lässt einen plausiblen Vorschlag sicherer erscheinen, als er ist.

Rechenbeispiel: Ein Softwareanbieter liefert auch Schulungen

Eine deutsche Softwarefirma berechnet einem Mandanten gewöhnlich monatlich 100,00 € netto für den Softwarezugang. Im September führt sie zusätzlich eine zweitägige Mitarbeiterschulung durch. Die Rechnung lautet auf 1.500,00 € netto zuzüglich 285,00 € Umsatzsteuer, insgesamt 1.785,00 €.

Annahmen: Es handelt sich um eine im Inland mit 19% steuerpflichtige Schulungsleistung für das Unternehmen. Der Mandant ist voll vorsteuerabzugsberechtigt und bilanziert. Die Schulung ist im September erbracht; eine ordnungsgemäße Rechnung liegt im September vor.

Aktuelle Rechnung und Mandantenbestätigung belegen die Mitarbeiterschulung. Ein lieferantenbezogener Vorschlag „Software-Abonnement“ würde 1.500,00 € der falschen Aufwandsart zuordnen, obwohl Soll und Haben übereinstimmen.

Richtige Rechnungsbuchung

Verwenden Sie das passende Konto aus dem Mandantenkontenplan. Die Kontobezeichnung erklärt hier die Behandlung, ohne eine bestimmte Kontonummer für sämtliche Kanzleikontenpläne vorzugeben.

Die reguläre Septemberrechnung für Software bleibt ein eigenständiger Vorgang über 100,00 € netto. Sie wird durch die Schulungsbuchung weder ersetzt noch darin eingeschlossen.

Richtige Zahlungsbuchung

Die Bankzahlung über 1.785,00 € am 7. Oktober nennt die Schulungsrechnung.

Zum 30. September besteht aus der Rechnung eine Verbindlichkeit von 1.785,00 €. Nach dem Oktoberausgleich beträgt ihr Saldo null. Der Fortbildungsaufwand von 1.500,00 € und die Vorsteuer von 285,00 € verbleiben unter den genannten Annahmen im September. Die Oktoberzahlung erzeugt keinen zweiten Schulungsaufwand.

Was korrigiert wird und was richtig bleibt

Ändern Sie hier die Aufwandszuordnung und begründen Sie sie mit der erbrachten Schulungsleistung. Richtig erkannter rechtlicher Lieferant, Beträge und Zahlungsreferenz bleiben erhalten.

Klären Sie, ob die Änderung nur diese Rechnung betrifft. Würden künftig alle Rechnungen der Softwarefirma als Fortbildung gebucht, wäre der Fehler lediglich in den nächsten Monat verschoben.

Ist der Vorschlag bereits gebucht, nutzen Sie den nachvollziehbaren Korrekturweg für Buchungen. Behandeln Sie ihn nicht mehr wie einen ungebuchten Entwurf. Bei bereits exportierten Daten hilft der Korrekturleitfaden.

Wann eine Sachverhaltsklärung nötig ist

Steht auf der Rechnung nur „Leistungspaket“, benötigen Sie die Leistungsbeschreibung oder Auftragsbestätigung. Eine konkrete Mandantenfrage lautet: „Umfasst dieses Paket Softwarezugang, eine durchgeführte Schulung oder beides? Bitte fügen Sie den Auftrag bei.“

Sind beide Leistungen enthalten, klären Sie vor der Aufteilung die belegte Zusammensetzung. Weder das übliche Geschäft des Lieferanten noch der Gesamtbetrag liefert diese Aufteilung.

Dieselbe Prüfreihenfolge hilft bei gemischten Einkäufen und Plattformabrechnungen, auch wenn dort andere Bestandteile zu beurteilen sind.

Vom Vorschlag zur erledigten Buchhaltung

DeinHans liest Belegdaten aus, unterstützt die Debitoren- und Kreditorenzuordnung, erstellt ausgeglichene Buchungssätze und verarbeitet unterstützte Vorgänge bis zur Buchung und zum Ausgleich. Der Bankagent verbindet Zahlungen und offene Posten; der Buchhaltungsagent unterstützt die Prüfung des Monats.

Ein Vorschlag steht vor der Buchung. Ein gebuchter Buchungssatz gehört zum Buchhaltungsbestand. Prüfen Sie vor der Bearbeitung, in welchem Stadium der Vorgang steht, und kontrollieren Sie nach Korrektur oder Freigabe die entstandenen Salden. Eingerichtete Automatisierung kann Routinefälle erledigen, ohne dass die Kanzlei jeden Vorgang neu zusammensetzt.

Bei der Schulung lässt sich die Erledigung konkret prüfen: eine Rechnung, richtiger Aufwand und Vorsteuerbetrag, eine zugeordnete Oktoberzahlung und kein verbleibender Kreditorensaldo. Dieses Ergebnis soll die Prüfung bestätigen.