Wie Steuerkanzleien einen DeinHans-Buchungsvorschlag prüfen

Was bei der Prüfung ankommen sollte

Ein brauchbarer Vorschlag beantwortet:

• Was ist im Unternehmen passiert?
• Welche Originalquelle belegt es?
• Welche Beträge, Daten, Geschäftspartner, Währungen und Zahlungen sind relevant?
• Welche Fakten stammen vom Mandanten?
• Welche Wirkung wird vorgeschlagen?
• Warum ist der Fall routinemäßig, auffällig oder blockiert?
• Welche Aktion kann ich ausführen, und was bedeutet sie?

Interne Modellwerte oder verborgene Regeln ersetzen diese Erklärung nicht. Der Prüfer braucht Fakten, Nachweise, vorgeschlagene Wirkungen und den Grund für fachliche Aufmerksamkeit.

Eine sinnvolle Prüfreihenfolge

1. Geschäftsvorfall bestätigen

Beginne mit Beleg, Umsatznachweis, Auszahlungskomponente, Vertragsrate oder anderer Quelle. Prüfe rechtlichen Geschäftspartner, Betrag, Währung, relevante Daten und Geschäftszweck. Ist der Fall selbst unklar, ist die Zeilenprüfung verfrüht.

2. Mandantenfakten prüfen

Der Mandant kann bestätigen, dass ein Einkauf für einen Kundenworkshop erfolgte, zwei ähnlich benannte Lieferanten rechtlich verschieden sind oder eine Plattformzeile eine Reserve darstellt. Das sind Geschäftsfakten. Er sollte nicht zur Auswahl eines formalen Kontos oder zur schwierigen Umsatzsteuerentscheidung aufgefordert werden.

3. Vorgeschlagene Wirkung prüfen

Prüfe, ob der Vorschlag ausgeglichen, von der Quelle getragen und mit dem gültigen Buchhaltungsrahmen vereinbar ist. Dazu gehören Geschäftspartner, Periode, Kontenwirkung, Steuerbehandlung, Belegverbindung und gegebenenfalls Zahlung oder offener Posten.

4. Ausnahme direkt daneben lesen

Ein Vorschlag kann sichtbar sein, obwohl eine Prüfung fehlgeschlagen ist oder fachliche Beurteilung nötig bleibt. Das ist besser als ein still fehlendes Ergebnis, wenn der Grund verständlich ist. „Widersprüchliche Angaben zum Auslandsanbieter“ hilft; „geringe Sicherheit“ allein nicht.

5. Bewusst freigeben, ändern oder zurückgeben

Freigabe bedeutet, dass der befugte Prüfer das Ergebnis im tatsächlichen Arbeitsablauf akzeptiert. Eine Änderung erhält Grund und Verlauf. Eine Rückgabe erzeugt eine begrenzte nächste Frage statt der pauschalen Bitte um „mehr Informationen“.

Synthetisches Beispiel: gleiche Firma, andere Leistung

Die fiktive „Morgenrot Software GmbH“ berechnet gewöhnlich 119,00 € monatlich für Softwarenutzung. Im Juni stellt sie 1.190,00 € für einen Workshop vor Ort in Rechnung.

Der falsche Kurzschluss wäre: gleicher Lieferant, also gleiche Behandlung wie die 119,00-€-Softwarebelege. Die Prüfung folgt dem aktuellen Beleg und den Geschäftsfakten. DeinHans kann Quelle vorbereiten, Abweichung sichtbar machen, Zahlung verbinden und Vorschlag darstellen. Konto und Steuerbehandlung entscheidet die Steuerkanzlei.

Zweites Beispiel: eine Auszahlung, mehrere Vorschläge

Eine erkannte Plattformabrechnung enthält Umsätze, Anbietergebühren, Erstattung und Reservebewegung. Der Bankeingang ist nur die Auszahlungs-Kontrolle. Das Prüfmaterial muss die getrennten Bestandteile mit ihrem Quellenbezug erhalten.

Die Kanzlei prüft, ob:

• die Bestandteile die Auszahlung ergeben;
• die Auszahlung zur Bankbewegung passt;
• eine Erstattung nicht im Umsatznachweis und zusätzlich als fremder Aufwand erscheint;
• eine frühere Reservefreigabe keinen zweiten Umsatz erzeugt;
• Gebührennachweise und fachliche Steuerfragen sichtbar sind.

Ein einziger Vorschlag über die Nettoauszahlung würde genau die benötigten Informationen entfernen.

Was DeinHans tatsächlich vorbereitet

Sind blockierende Sachfragen beantwortet, kann DeinHans einen Buchungsvorschlag mit prüfbaren Zeilen vorbereiten und zur Kanzleiprüfung weiterleiten. Fehler- oder Prüfgründe bleiben sichtbar, statt dass der Prüfer aus einem fehlenden Ergebnis die Ursache erraten muss. Vorschläge können im Kanzleiworkflow geprüft, geändert oder freigegeben werden.

Die Grenzen sind wesentlich:

• Ein Vorschlag ist keine Buchung.
• Eine automatische Integritätsprüfung beweist keine fachliche Richtigkeit.
• Eine Mandantenantwort ist keine Steuerentscheidung.
• Ein sichtbarer Bereitschaftsstatus ist keine Einreichung.
• Private Zuordnungen, Regelmechanik, Prompts, Schwellenwerte oder interne Prüftechnik werden nicht veröffentlicht.
• DATEV-Import und nachgelagerte Buchung sind eigene Kontrollen und werden hier nicht garantiert.

Klare Verantwortung

Checkliste für Prüfer

• Originalquelle und Geschäftsvorfall sind erkennbar.
• Geschäftspartner, Betrag, Währung und relevante Daten stimmen zum Nachweis.
• Mandantenantworten benennen Fakten und tarnen keine Fachentscheidungen.
• Vorgeschlagene Zeilen sind ausgeglichen und verständlich.
• Zahlung, offener Posten, Auszahlung oder Vertrag sind bei Bedarf verbunden.
• Ausnahmen erklären das Problem in Klartext.
• Vorperiodensaldo, Erstattung oder Zahlung erzeugen denselben Erfolg nicht doppelt.
• Jede Änderung erhält Grund und Prüferaktion.
• Nur eine befugte Fachrolle gibt frei.

Die entscheidende Verbesserung ist nicht mehr Automatisierung am letzten Klick. Es ist ein besseres Prüfobjekt: Quelle, Fakten, vorgeschlagene Wirkung, Ausnahme und menschliche Entscheidung bleiben zusammen.