KI-Prüfhinweise: Welche Buchungsfälle brauchen Ihre Aufmerksamkeit?

Nach Auswirkung und fehlendem Nachweis sortieren

Für die erste Einordnung hilft diese Übersicht:

Die letzten beiden Fälle sind durch einen ausgeglichenen Buchungssatz noch nicht geklärt. Dafür braucht es die fehlende Angabe beziehungsweise eine Prüfung der Änderung.

Fall 1: Den Erkennungsfehler zuerst korrigieren

Eine Reparaturrechnung wird mit 1.180 € brutto ausgelesen. Auf dem Original stehen 1.000 € netto, 190 € Umsatzsteuer und 1.190 € brutto.

Die Summen belegen einen Erkennungsfehler von 10 €. Korrigieren Sie den Bruttobetrag auf 1.190 €. Anschließend prüfen Sie das Buchungsergebnis: 1.000 € Aufwand, 190 € Vorsteuer und 1.190 € Verbindlichkeit. Dabei werden die üblichen Voraussetzungen für den inländischen Vorsteuerabzug als erfüllt vorausgesetzt.

Der Vermerk kann kurz sein: „Bruttobetrag von 1.180 € auf 1.190 € korrigiert; Original und Summe aus Netto und Umsatzsteuer stimmen überein.“ Entscheidend sind die richtige Buchung und der richtige offene Posten. „KI geprüft“ würde die Änderung nicht erklären.

Fall 2: Zwei Dateien belegen einen Einkauf

Eine Rechnung über 428,40 € kommt als PDF und als Handyfoto an. Rechtlicher Lieferant, Rechnungsnummer und Leistung stimmen überein. Es gibt eine Bankzahlung über 428,40 € und bereits eine Buchung.

Die zweite Datei gehört als zusätzlicher oder doppelter Nachweis zum bestehenden Einkauf. Erwartet werden weiterhin eine Verbindlichkeit über 428,40 € und ein Zahlungsausgleich. Zwei Anhänge dürfen keinen zweiten Aufwand erzeugen.

Sind bereits zwei Buchungen entstanden, reicht das Entfernen eines Anhangs nicht aus. Die doppelte Buchung muss im vorgesehenen Korrekturverfahren berichtigt werden. Danach sind Kreditorensaldo und Zahlungszuordnung zu prüfen.

Damit ist klar, ob nur ein Beleg doppelt vorliegt oder auch die Buchhaltung betroffen ist. Der sichtbare Hinweis „Dublettenverdacht“ kann auf beide Situationen hinweisen.

Fall 3: Die Summe stimmt, die Zuordnung ist falsch

Ein Kunde hat Rechnungen über 300 € und 500 € offen. Eine Zahlung über 500 € nennt die Rechnungsnummer der zweiten Rechnung. Der Vorschlag gleicht jedoch zuerst 300 € aus und ordnet die übrigen 200 € der zweiten Rechnung zu.

Rechnerisch geht die Zuordnung auf. Trotzdem bleibt die falsche Rechnung teilweise offen. Die eindeutige Zahlungsreferenz führt zum richtigen Ergebnis: Alle 500 € werden der zweiten Rechnung zugeordnet. Offen bleiben 300 € aus der ersten Rechnung mit ihrer ursprünglichen Fälligkeit.

Das Prüfergebnis lautet damit genauer als „Debitorensaldo 300 €“: Die richtige Rechnung ist offen. Das ist für Mahnungen, Reklamationen und die Altersstruktur der Forderungen relevant.

Die Prüfung mit einem nachweisbaren Ergebnis beenden

Halten Sie unklare Angabe, entscheidenden Nachweis, Maßnahme und verbleibenden Saldo am Vorgang fest. Gilt eine Erklärung für mehrere Fälle, prüfen Sie vor einer gemeinsamen Bestätigung, ob sie tatsächlich auf alle zutrifft.

Hans zeigt Prüfgründe und Nachweise, unterstützt die gemeinsame Prüfung von Routinefällen sowie die Einzelprüfung von Ausnahmen. Der Buchhaltungs-Agent untersucht zusätzlich Fragen zu Journal und Salden. Welche Änderungen angewendet werden dürfen, bestimmen die eingerichteten Berechtigungen und Pflichtprüfungen.

Als Kanzleikennzahl ist auch interessant, wie viele Fälle nach einer Prüfung erneut geöffnet werden mussten, weil eine Angabe oder Auswirkung übersehen wurde. Zusammen mit der Prüfzeit zeigt das mehr als die reine Zahl bestätigter Zeilen.

Weiterführend: vollständige Buchungsvorschläge prüfen und Korrekturen nach dem Monatsabschluss dokumentieren.