KI-Buchhaltung: Vom Beleg bis zum abgeschlossenen Monat

Ein vollständiger wiederkehrender Vorgang

Eine deutsche Gesellschaft bilanziert und ist im Beispiel zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt. Ein inländischer Reinigungsbetrieb berechnet monatlich 1.800 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. Für September sind das 2.142 € brutto.

Der unterschriebene Vertrag und eine ordnungsgemäße Septemberrechnung liegen vor. Die Reinigung erfolgte im September; die Bankzahlung erfolgt am 5. Oktober. Damit sind Leistungsmonat, Rechnungsbetrag und Zahlung eindeutig voneinander getrennt.

Der Dokumenten-Agent erkennt Rechnung, Lieferant, Leistungsdaten und Beträge. Der Mandanten-Agent verbindet den Vertrag mit dem Vorgang und prüft den geschäftlichen Zusammenhang. Eine Rückfrage ist erforderlich, wenn eine entscheidende Angabe fehlt oder Unterlagen einander widersprechen.

Von der Buchung zum ausgeglichenen Saldo

Vereinfacht ergeben sich folgende Buchungen:

Im September stehen somit 1.800 € Aufwand und eine offene Lieferantenverbindlichkeit von 2.142 €. Die Oktoberzahlung gleicht diese Verbindlichkeit aus. Sie erzeugt keinen weiteren Reinigungsaufwand.

Beim inländischen Vorsteuerabzug sind insbesondere der Leistungsbezug und der Besitz der erforderlichen Rechnung maßgeblich. Beides liegt im Beispiel im September vor. Der Zahlungstag ist kein allgemeines Kriterium für den Vorsteuerabzug; Anzahlungen und andere Sonderfälle sind gesondert zu behandeln. Siehe § 15 UStG.

Der Bank-Agent untersucht die Oktoberzahlung anhand der Referenzen und Lieferantenunterlagen. Die Buchhaltungsverarbeitung erfasst den Ausgleich mit der Verbindung zur Septemberrechnung.

Eine Preisänderung nachvollziehbar verarbeiten

Im Oktober stellt der Lieferant 1.850 € netto und 351,50 € Umsatzsteuer in Rechnung, insgesamt 2.201,50 €. Der Bruttobetrag liegt 59,50 € über dem Vormonat.

Ein Vertragsnachtrag erweitert die Reinigung ab 1. Oktober um einen zusätzlichen Raum. Damit ist die Differenz erklärt:

50 € zusätzliche Monatsleistung + 9,50 € Umsatzsteuer = 59,50 € höhere Zahlung.

Die Oktoberbuchung enthält 1.850 € Aufwand, 351,50 € Vorsteuer und 2.201,50 € Verbindlichkeit. Der Nachtrag belegt den neuen laufenden Betrag. Fehlt eine tragfähige Erklärung, bleibt die Abweichung eine konkrete Rückfrage. Ein alter Vertragsbetrag darf eine neue Rechnung nicht stillschweigend ersetzen.

Die passende Mandantenfrage lautet: „Hat sich der Reinigungsvertrag ab Oktober geändert? Die Rechnung enthält zusätzlich 50 € netto.“ Eine Frage nach dem Aufwandskonto würde Buchhaltungsarbeit an den Mandanten zurückgeben.

Den ganzen Monat prüfen

Der Buchhaltungs-Agent untersucht Journal, Salden, Kontrollergebnisse und Prüfunterlagen. Hier ist entscheidend, ob die Septemberverbindlichkeit am Monatsende vorhanden war, im Oktober genau einmal ausgeglichen wurde und der neue Monatsbetrag belegt ist.

Hans kann im eingerichteten Ablauf gebuchte und abgestimmte Monatsbuchhaltung mit kontrolliertem Abschluss erstellen. Fachliche Entscheidungen und gesondert beauftragte Steueranmeldungen bleiben bei den dafür Verantwortlichen. Ein Agentenbefund bedeutet noch keine fachliche Freigabe einer Steuerfrage.

Für die Kanzlei entsteht der Nutzen durch den vollständigen Zusammenhang: Der Prüfer kann einem Vorgang folgen, statt Vertrag, Rechnungsvergleich, Bankzahlung und Saldo einzeln zusammenzustellen.

Diesen Zusammenhang in der Demo prüfen

Lassen Sie sich einen typischen Fall an fünf Stellen zeigen:

1. Originalbeleg und ausgelesene Angaben.
2. Zugehöriger Vertrag oder geschäftliche Erklärung.
3. Buchungssatz mit Periode und Umsatzsteuer.
4. Zahlungszuordnung und verbleibender Kreditorensaldo.
5. Monatsprüfung und Ergebnis nach Klärung eines Befunds.

Verfügbar sind direkter Upload und verbundene Google-Drive-Ordner. E-Mail-Eingang und OneDrive sind geplant. Wiederkehrende Verträge werden bereits verarbeitet; erweiterte Zeitpläne für Abschreibungen, Rückstellungen und Rechnungsabgrenzung sind noch in Planung.

Für die Kanzleiprüfung folgen Buchungsvorschläge fachlich prüfen und die Monatsprüfung in Hans.