Monatsbuchhaltung prüfen und abschließen: ein Praxisbeispiel

Mit dem Monat und seinen Nachweisen beginnen

Bestätigen Sie zuerst, dass die erwarteten Quellen den Zeitraum abdecken: Geschäftskonten, Einkaufs- und Verkaufsunterlagen, Anbieterabrechnungen und getrennte Buchungsbereiche wie Lohn.

Prüfen Sie Feststellungen anschließend im Zusammenhang:

Der Belegeingangsagent macht die Quelle verwertbar, der Mandantenagent unterstützt die Klärung fehlender Fakten und der Bankagent untersucht Zahlungen und Zuordnungen. Der Buchhaltungsagent kann Journal, Salden und Arbeitspapiere prüfen und einzelne Feststellungen innerhalb seiner Berechtigungen untersuchen.

Prüfbeispiel: zwei Rechnungen und 20,00 € Differenz

Bei einem Lieferanten stehen zwei Rechnungen offen: 450,00 € und 650,00 €. Die Bankzahlung beträgt 1.080,00 €. Das Zahlungsavis bezeichnet beide Rechnungen als vollständig ausgeglichen und nennt eine Lieferantenkorrektur, die in den Unterlagen fehlt.

Der Bankbetrag ist tatsächlich geflossen und bereits erfasst. Die ungeklärte Differenz liegt auf dem Kreditorenkonto:

Die nächste Aufgabe ist konkret: die genannte Rechnungskorrektur beschaffen. Eine Gebühr über 20,00 € zu erzeugen oder ohne Nachweis Skonto anzunehmen, würde den Saldo nur rechnerisch beseitigen.

Der Nachweis klärt den Vorgang

Die Lieferantenkorrektur bestätigt eine vereinbarte Bruttominderung von Rechnung B um 20,00 €. Sie gehört ebenso wie beide Rechnungen und die Zahlung in den September. Im Beispiel betrifft sie einen inländischen Einkauf mit 19% Umsatzsteuer bei voller Vorsteuerabzugsberechtigung.

Die Korrektur mindert den Aufwand um 16,81 € und die Vorsteuer um 3,19 €. Gebucht werden 20,00 € Kreditor im Soll gegen 16,81 € Aufwandsminderung und 3,19 € Vorsteuerminderung im Haben.

Der vollständige Ausgleich lautet:

Die Bankbewegung von 1.080,00 € bleibt unverändert. Der Kreditor ist ausgeglichen; Aufwand und Vorsteuer sind gegenüber dem bisherigen Stand um 16,81 € beziehungsweise 3,19 € niedriger. Die Lieferantenkorrektur bleibt mit Rechnung B und Zahlung verbunden.

Die Wirkung nachprüfen und die Entscheidung abschließen

Die prüfende Person kontrolliert jetzt:

1. Die Korrektur ist echt, gehört zu Rechnung B und wurde noch nicht anderweitig gebucht.
2. Zeitraum und Steuerbehandlung stimmen mit dem Sachverhalt überein.
3. Beide Rechnungen haben einen Restsaldo von null.
4. Die Bank stimmt weiterhin mit dem Kontoauszug überein.
5. Geänderter Aufwand und Vorsteuerbetrag stehen im aktuellen Journal und in den Auswertungen.

Ein brauchbarer Abschlussvermerk benennt Rechnungen, Zahlung und Korrektur sowie diese Ergebnisse. „Differenz geklärt“ ohne die zugrunde liegende Behandlung lässt die nächste Person erneut suchen.

Der Leitfaden zum Prüfvermerk liefert eine kurze Dokumentationsstruktur.

Routinearbeit und Einzelentscheidungen passend bearbeiten

Hans trennt geeignete Vorschläge zur gemeinsamen Bestätigung von Vorgängen, die eine Einzelprüfung verlangen. Jeder Routinefall bleibt einsehbar. Eine Sammelbestätigung gibt keine Fälle frei, die eine gesonderte Entscheidung benötigen.

Kanzlei-, Branchen- und Mandanteneinstellungen bestimmen die einschlägigen Prüfanforderungen. Erforderliche Einzelprüfungen bleiben bestehen. Weder ein kleiner Betrag noch hohe Erkennungssicherheit belegt fehlende Rechnungsangaben oder einen Vorsteueranspruch.

Im Beispiel sind 20,00 € ein kleiner Betrag. Die fehlende Korrektur bleibt trotzdem relevant, weil sie Kreditorensaldo und Steuerberichtigung bestimmt.

Den Monat abschließen und die Zielbuchhaltung prüfen

Nach den erforderlichen Entscheidungen prüft Hans die Abschlussvoraussetzungen und bucht freigegebene, noch ungebuchte Vorschläge, bevor die Periode geschlossen wird. Der Kanzlei stehen die abgeschlossene Monatsbuchhaltung, Saldenliste, BWA und dokumentierte Entscheidungen zur Verfügung.

Erstellen Sie den vereinbarten Export: DATEV-Paket, konfigurierbare CSV für Agenda FIBU oder Lexware buchhaltung beziehungsweise ein anderes eingerichtetes CSV-Profil. Die direkte DATEV-Anbindung ist geplant. Kontrollieren Sie Import und Belegzugriff in der Zielsoftware.

Für diesen Fall muss der Export die richtigen Auswirkungen von Rechnungen, Korrektur und Zahlung enthalten. Auch die Zielbuchhaltung zeigt danach einen ausgeglichenen Kreditor und dieselbe Vorsteuerberichtigung. Eine spätere Korrektur nach Monatsabschluss braucht einen eigenen nachvollziehbaren Weg; eine stille Änderung des alten Pakets reicht nicht aus.

Für die Kanzlei zählt der gesamte Aufwand bis zu diesem abgeschlossenen Ergebnis, einschließlich Rückfragen, Korrekturen und Importkontrolle. Der Einrichtungsleitfaden erklärt, wie Sie den Ablauf mit einem repräsentativen Mandantenmonat erproben.