Was ein vorbereiteter Monat vor einem DATEV-Export braucht

Ziel festlegen

Klären Sie, welches DATEV-Produkt und welcher Prozess die Daten empfängt, welche Periode und Gesellschaft enthalten sind, wie Belege verknüpft werden, welche Stammdaten maßgeblich sind, welcher Buchungsstatus akzeptiert wird und wer Importfehler löst. „DATEV-Export“ kann verschiedene Abläufe meinen; die Anforderungen der Empfängerseite bestimmen das Paket.

Was der vorbereitete Monat enthalten muss

• Rechtsträger, Wirtschaftsjahr und Periode stimmen.
• Konten- und Geschäftspartnerkennzeichen folgen den vereinbarten Stammdaten.
• Buchungs- und Belegdaten sind vorhanden und plausibel.
• Währungs- und Steuerinformationen wurden fachlich geprüft.
• Bank-, Zahlungsdienstleister- und wesentliche Verrechnungssalden sind abgestimmt.
• Beleglinks oder -kennzeichen führen zum vorgesehenen Nachweis.
• Entwürfe, gehaltene und ungeklärte Positionen sind ausgeschlossen oder aufgelistet.
• Erwarteter Empfangsprozess, Formatverantwortung und zuständige Prüfung sind dokumentiert.

Beispielhafte Kontrollübersicht, kein Versprechen eines Produktoutputs

Wählen Sie Kontrollen passend zum tatsächlich unterstützten Zielformat und Paket. Die Zahlen sind synthetisch. Sie zeigen die Kontrolllogik der Kanzlei und stellen weder eine aktuelle DeinHans-Exportoberfläche dar noch garantieren sie diese Felder. Übereinstimmende Summen schließen falsche Einzelzuordnungen nicht aus; Stichproben und Fachprüfung bleiben erforderlich.

Zu den Positionen, die nicht in den Export gehören, zählt eine doppelt importierte Bankbewegung. Hans erkennt die Kopie, bewahrt sie sichtbar auf und bucht sie kein zweites Mal.

Vom vorbereiteten Monat zum kontrollierten Empfang

1. Schließen Sie Quellenabdeckung, Abstimmung, Inhaberfragen und fachliche Prüfung für den vereinbarten Monat ab.
2. Fixieren Sie die geprüfte Menge und dokumentieren Sie verbleibende akzeptierte Ausnahmen.
3. Bestätigen Sie, dass der eingesetzte DeinHans-Stand das von der Kanzlei benötigte Artefakt und die Version unterstützt.
4. Falls unterstützt, erzeugen und übertragen Sie das Paket über den vereinbarten sicheren Kanal.
5. Erfassen Sie angenommene, abgewiesene und gewarnte Datensätze im Empfangsprozess.
6. Vergleichen Sie Anzahl, Summen, Perioden und Belegzugriff mit passenden Kontrollen.
7. Geben Sie Fehler in den nachvollziehbaren Quellenablauf zurück; ändern Sie sie nicht unerklärt an beiden Enden.
8. Dokumentieren Sie Abnahme und exakt akzeptiertes Paket.

Beispiel: eine abgewiesene Zeile

Die Buchungssummen stimmen, doch eine Zeile wird abgewiesen, weil ihr Kontenkennzeichen in den empfangenden Stammdaten fehlt. Löschen Sie sie nicht nur für einen erfolgreichen Import. Nehmen Sie sie in die Ausnahmenliste, klären Sie das Konto mit der Prüfung, korrigieren Sie den Quellvorschlag, erzeugen Sie den Export neu und wiederholen Sie die Summenkontrolle. Das akzeptierte Paket bleibt so reproduzierbar mit der Quelle verbunden.

Was DeinHans unterstützen kann

DeinHans kann verbundene Nachweise, Vorschläge, Prüfstatus und eine kontrollierte Übergabe vorbereiten. Der genaue DATEV-Umfang und das aktuelle Integrationsverhalten sind für Produktbereitstellung und Kanzleiziel zu bestätigen. Ein Export ist ein Transportartefakt; Importprüfung und fachliche Annahme bleiben bei der verantwortlichen Kanzlei.

Bis diese aktuelle Kompatibilität unabhängig bestätigt ist, endet das öffentliche Versprechen beim vorbereiteten, prüfbaren Monat. Es gibt keine Zusage für garantierten DATEV-Import, automatische Buchung, Meldung oder Kompatibilität mit jedem DATEV-Produkt und jeder Kanzleikonfiguration.

Wichtig: Nutzen Sie aktuelle offizielle DATEV-Formatdokumentation und Anweisungen der empfangenden Kanzlei. Mandantenspezifische Kontenzuordnungen, interne Transformationsregeln und Zugangsdaten gehören nicht in öffentliche Inhalte.

Übergabevermerk aufbewahren

Halten Sie Periode, Gesellschaft, Quellstand, Exportversion, Parameter, Kontrollsummen, Ausnahmenliste, Übertragungsweg, Importantwort, Prüfer und Abnahmedatum fest. Erfordert eine spätere Korrektur ein neues Paket, verknüpfen Sie es mit dem ersetzten Export, statt Historie zu überschreiben.

Übergabegrenze schützen

Definieren Sie während der Übergabe ein System oder einen kontrollierten Ablauf als Korrekturquelle. Ändert die empfangende Kanzlei abgewiesene Zeilen direkt und korrigiert der Absender parallel, laufen die Bestände auseinander und der nächste Export kann den Fehler neu erzeugen. Geben Sie Ausnahmen mit stabiler Kennung zurück und setzen Sie die vereinbarte Korrektur einmal an der maßgeblichen Vorbereitungsschicht um.

Nutzen Sie einen verschlüsselten, freigegebenen Übertragungsweg, begrenzen Sie den Paketzugriff und senden Sie Zugangsdaten nicht im selben Kanal. Entfernen Sie temporäre Rechte nach Annahme. Das Paket kann sensible Kunden-, Personal- und Bankdaten enthalten, auch wenn das Format Standard ist.

Regressionstestpaket

Pflegen Sie synthetische Testfälle für normale Inlandsrechnungen, Gutschriften, Fremdwährung, Reverse Charge, Belegreferenzen, Sammelzahlungen und Periodenkorrekturen. Führen Sie sie nach Format-, Feld- oder Integrationsänderung aus und vergleichen Sie Ausgabe, Importwarnungen und Belegzugriff mit dem freigegebenen Stand.

Das Testpaket enthält keine echten Kundenkennzeichen oder vertraulichen Kontenkonfigurationen. Es prüft Transport und gemeinsames Verständnis; die fachliche Prüfung echter Fälle bleibt ein eigener Prüfschritt.