In diesem Artikel
Das Wichtigste
- Einzelposten, Personenkonten und Sammelkonten miteinander abstimmen.
- Unzugeordnete Zahlungen und Guthaben in die Rechnung einbeziehen.
- Unbezahlt und überfällig anhand der tatsächlichen Fälligkeit unterscheiden.
- Alte Restbeträge vor einer Ausbuchung sachlich klären.
Das Debitorenkonto zum Stichtag aufbauen
Zum 30. September bestehen bei einem Kunden folgende Posten. Die Beträge dienen der Bruttoabstimmung; die Umsatzsteuerbehandlung ist nicht Gegenstand dieser Rechnung.
| Posten | Ursprünglicher Betrag | Zugeordnete Zahlung oder Korrektur | Offen |
|---|---|---|---|
| R-201, fällig 15. September | 1.200 € | 800 € Zahlung | 400 € |
| R-202, fällig 15. Oktober | 600 € | Keine | 600 € |
| R-203, fällig 30. September | 350 € | 50 € Korrektur | 300 € |
| Noch nicht zugeordneter Zahlungseingang | −300 € | Keine | −300 € |
| Debitorensaldo | 1.000 € Forderung |
Die offenen Rechnungen ergeben 1.300 €. Der bereits dem Kunden zugeordnete Zahlungseingang vermindert den Kontensaldo auf 1.000 €, auch wenn die konkrete Rechnung noch nicht feststeht.
Eine Mahnliste nur aus den Rechnungen würde den noch einzuziehenden Betrag um 300 € überhöhen. Fehlt die Zahlung dagegen auch in der Buchhaltung, ist die Bank- oder Debitorenbuchung unvollständig. Das sind unterschiedliche Fehler.
Die Zahlung der richtigen Rechnung zuordnen
Das Zahlungsavis des Kunden nennt R-203. Die 300 € werden ihrem verbleibenden Restbetrag zugeordnet.
Damit ist R-203 ausgeglichen: 350 € Rechnung − 50 € Korrektur − 300 € Zahlung = 0 €. Auch die unzugeordnete Zahlung ist erledigt. R-201 bleibt mit 400 € offen, R-202 mit 600 €. Zusammen erklären sie weiterhin den Debitorensaldo von 1.000 €.
Durch die Zuordnung entstehen weder neuer Erlös noch eine weitere Bankbewegung. Geändert wird, welche Rechnung offen ist. Am Stichtag ist R-201 überfällig; R-202 noch nicht. Eine Mahnung für R-202 wäre nach den genannten Konditionen verfrüht.
Neben der Summe auch den Bestand abstimmen
Für Debitoren und Kreditoren jeweils getrennt:
- Einheitlichen Stichtag, dieselbe Währung und denselben Buchungsumfang verwenden.
- Einzelposten einschließlich Guthaben und unzugeordneter Zahlungen summieren.
- Die Summe mit den zugehörigen Personenkonten vergleichen.
- Personenkontensummen mit den entsprechenden Sammelkonten abstimmen.
- Differenzen einzeln erklären, auch aus Anfangsbeständen und Direktbuchungen.
Eine direkte Buchung auf ein Sammelkonto kann die Abweichung zur OPOS-Liste verursachen. Ein fehlender Eröffnungsposten kann zu einem plausiblen Kontensaldo führen, ohne zu zeigen, welche einzelne Rechnung noch offen ist. Importierte Eröffnungssalden enthalten nicht automatisch die zugehörigen OPOS.
Unabhängige Kunden- und Lieferantensalden dürfen nicht allein wegen gleicher Beträge verrechnet werden. Auch bei demselben Geschäftspartner braucht ein scheinbarer Ausgleich die passende Grundlage und Zuordnung.
Alte Posten mit konkreten Fragen untersuchen
| Restposten | Erste Prüfung |
|---|---|
| Kleiner Betrag nach Zahlung | Vereinbarter Skonto, Bankgebühr, Rundung, strittiger Abzug oder echte Unterzahlung? |
| Alte Rechnung trotz bekanntem Zahlungseingang | Falsche Rechnung, falsches Personenkonto oder unzugeordnete Zahlung? |
| Lieferantenguthaben ohne Bewegung | Erstattung erwartet, spätere Verrechnung vereinbart oder Zuordnung vergessen? |
| Sehr alte Kundenrechnung | Streitfall, Einbringlichkeitsproblem, fehlende Korrektur oder gescheiterte Zahlung? |
Ein kleiner Rest ist nicht automatisch eine Rundung. Beispielsweise können 23,80 € einem belegten Skonto von 2 % auf 1.190 € entsprechen. Ohne Konditionen und Zahlungsdaten wäre diese Behandlung jedoch eine Vermutung.
Die Altersstruktur hilft bei der Auswahl der zu prüfenden Posten. Sie entscheidet für sich allein weder über Bewertung noch Steuerbehandlung. Ergebnis und Begründung gehören zum jeweiligen Posten.
Die Liste für den Folgemonat nutzbar machen
Jeder ungeklärte Posten bekommt einen Grund, einen nächsten Schritt und einen Termin. „400 € aus R-201; Kunde bestreitet Lieferung; unterschriebener Lieferschein bis 8. Oktober angefordert“ lässt sich bearbeiten. „Kunde klären“ bleibt unbestimmt.
Hans verbindet Rechnungen, Korrekturen, Teilzahlungen und Ausgleiche. Für die Kanzlei zählt, ob die richtigen Einzelposten den Saldo erklären und offene Beträge einen begründeten nächsten Schritt haben.
Weitere Beispiele: eine Zahlung, mehrere Rechnungen. Bei Identitätsfragen hilft gleiche Marke, anderer rechtlicher Lieferant.
Quellen
Die Quellen wurden am 06. Oktober 2026 geprüft. Dieser Artikel dient der Orientierung und ersetzt keine steuerliche, rechtliche oder buchhalterische Beratung.
- Veröffentlicht