Eine Zahlung, mehrere Rechnungen: Zuordnung und Restbeträge prüfen

Den Rechnungsbestand festlegen

Bei einem Kunden sind drei Rechnungen offen:

Die folgenden Fälle sind Alternativen. Jeder beginnt mit diesen drei vollständig offenen Rechnungen.

Zahlt eine andere Person oder Gesellschaft, muss die Beziehung zur Forderung zusätzlich belegt werden. Ähnliche Beträge rechtfertigen keine Zuordnung zwischen unabhängigen Kunden.

Eine Zahlung von 800 € verteilen

Das Zahlungsavis nennt R-41 und R-42. Beide Beträge ergeben zusammen genau:

420 € + 380 € = 800 €.

Danach sind R-41 und R-42 ausgeglichen. R-43 bleibt mit 450 € offen. Von der Zahlung bleibt nichts unverrechnet.

Damit ergeben sich zwei getrennte Kontrollen:

• Zahlung: 800 € eingegangen − 800 € zugeordnet = 0 € unverrechnet.
• Rechnungen: 1.250 € Anfangsbestand − 800 € ausgeglichen = 450 € offen.

Die 450 € sind eine unbezahlte Rechnung und keine Differenz im Bankbetrag.

Eine Teilzahlung von 600 € behandeln

Nun nennt das Avis 420 € für R-41 und 180 € für R-42.

R-42 behält ihren Restbetrag von 200 €. Würde sie vollständig als bezahlt markiert, wären die Forderungen zu niedrig. Die Zahlung selbst ist trotzdem vollständig zugeordnet: Für sämtliche 600 € steht die Verwendung fest.

Fehlt eine Zuordnung des Kunden, sind die anwendbaren vertraglichen und gesetzlichen Tilgungsregeln zu beachten und Unklarheiten gegebenenfalls zu klären. „Älteste Rechnung zuerst“ darf eine ausdrückliche wirksame Tilgungsbestimmung nicht stillschweigend ersetzen.

Eine Überzahlung sichtbar erhalten

Eine Zahlung von 1.650 € soll ausdrücklich alle drei Rechnungen begleichen. Davon werden 1.250 € zugeordnet; 400 € bleiben übrig.

Die Rechnungen sind vollständig ausgeglichen. Auf dem Debitorenkonto besteht ein Guthaben von 400 €. Es kann später erstattet oder auf geeigneter Grundlage mit einer anderen Rechnung verrechnet werden. Zusätzlicher Erlös entsteht daraus nicht.

Die beiden Kontrollen lauten jetzt:

1.650 € − 1.250 € = 400 € unverrechnetes Guthaben.

1.250 € − 1.250 € = 0 € offene Rechnungen.

Beide Ergebnisse müssen sichtbar bleiben. Der Hinweis „Drei Rechnungen bezahlt“ allein würde die verbleibende Verpflichtung gegenüber dem Kunden verdecken.

Skonto und ungeklärte Kürzung unterscheiden

Gelten für die gesamten 1.250 € nachweislich 2 % Skonto und erfüllt die Zahlung die Bedingungen, werden 1.225 € überwiesen. Der Skonto beträgt 25 €. Der Ausgleich setzt sich aus 1.225 € Zahlung und der zutreffend gebuchten Minderung von 25 € zusammen.

Netto- und Steueranteile richten sich nach den zugrunde liegenden Rechnungen. Unterschiedliche Steuerbehandlungen erfordern eine passende Aufteilung. Sind die Skontobedingungen nicht erfüllt, werden die fehlenden 25 € nicht automatisch zum Skonto; sie bleiben zu klären.

Den Zusammenhang zwischen Korrektur und Ausgleich erläutert Gutschriften und Erstattungen zuordnen.

Das gespeicherte Ergebnis kontrollieren

Prüfen Sie Bankbewegung, ausgewählte Rechnungen, zugeordnete Beträge, verbleibende Posten und mögliche Guthaben. Dieselbe Bankbewegung darf nur einmal verwendet worden sein.

Hans unterstützt Zahlungszuordnung, Teil- und Sammelausgleiche sowie die eingerichtete Behandlung unterstützter Differenzen. Der Bank-Agent kann Referenzen und zugehörige Nachweise untersuchen. Für die Prüfung zählen die tatsächliche Verteilung und die entstandenen Salden.

Mit der OPOS-Abstimmung werden diese Einzelergebnisse am Monatsende mit dem Debitoren- oder Kreditorenkonto verbunden.