In diesem Artikel
Das Wichtigste
- Rechnungsaussteller anhand seiner Angaben prüfen, nicht allein anhand des Logos.
- Eine neue Anschrift bedeutet nicht zwangsläufig einen neuen Lieferanten.
- Gemeinsame Marken rechtfertigen keine Zusammenlegung von Kreditoren.
- Rechnungs- und Zahlungsreferenzen bei der richtigen Gesellschaft erhalten.
Welche Angaben belegen die Identität?
Ausgangspunkt sind vollständiger Firmenname und Anschrift auf der Rechnung. Hinzu kommen, soweit vorhanden, Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsangaben, Vertragspartner und Rechnungsreferenz. Bestehende Stammdaten helfen beim Vergleich, müssen aber zu den aktuellen Unterlagen passen.
| Beobachtung | Vor einer Stammdatenänderung klären |
|---|---|
| Gleiche Gesellschaft, neue Anschrift | Fortbestand derselben rechtlichen Einheit belegen |
| Gleiche Marke, andere GmbH | Separate Lieferantenbeziehung prüfen |
| Gleicher Name, andere Bankverbindung | Echtheit und Anlass der Änderung prüfen |
| Neuer Name nach Umstrukturierung | Umfirmierung oder Wechsel der rechtlichen Einheit unterscheiden |
| Zahlungsempfänger weicht vom Rechnungsaussteller ab | Inkasso- oder Abrechnungsbeziehung nachweisen |
Eine IBAN kann die Zahlung erklären, belegt allein aber keine rechtliche Identität. Ein Zahlungsdienstleister kann für mehrere Lieferanten einziehen. Ein Lieferant kann wiederum mehrere Bankkonten verwenden.
Beispiel: Zwei Standorte unter einer Marke
Ein Mandant kauft bei zwei Unternehmen unter der fiktiven Marke „Werkraum“ ein:
- Werkraum München GmbH stellt M-81 über 600 € aus.
- Werkraum Leipzig GmbH stellt L-26 über 900 € aus.
Die Rechnungen nennen verschiedene rechtliche Unternehmen und gehören zu getrennten Lieferantenstammsätzen. Offen sind 600 € und 900 €.
Eine Zahlung über 900 € enthält den Banktext „Werkraum“ und die Referenz L-26. Zusammen mit den Lieferantenunterlagen führt die Referenz zur Leipziger Rechnung. Danach ergibt sich:
| Lieferant | Vor der Zahlung | Nach der Zahlung |
|---|---|---|
| München GmbH | 600 € Verbindlichkeit | 600 € Verbindlichkeit |
| Leipzig GmbH | 900 € Verbindlichkeit | 0 € Verbindlichkeit |
| Gesamt | 1.500 € | 600 € |
Würde die Zahlung zunächst dem Münchner Konto zugeordnet, könnte nach weiterer Verteilung trotzdem ein Gesamtrest von 600 € entstehen. Dennoch stünde der falsche Lieferant als unbezahlt in der Liste. Das wirkt sich auf Saldenbestätigungen, Mahnungen, Korrekturbelege und Exporte aus.
Eine falsche Zuordnung in der richtigen Reihenfolge korrigieren
Zuerst wird geklärt, welche Rechnung zu welcher Gesellschaft gehört. Danach werden vorhandene Buchungen und Zahlungen geprüft.
Ist lediglich bei einem noch ungebuchten Vorgang der falsche Stammsatz ausgewählt, wird die Auswahl korrigiert und der Buchungsvorschlag kontrolliert. Liegt bereits eine Buchung auf dem falschen Kreditor vor, braucht es eine passende Umbuchung oder Korrektur mit erhaltener Ursprungsreferenz.
Anschließend werden Zahlungszuordnung und beide Kreditorensalden geprüft. Ein korrigierter Anzeigename allein verschiebt keine bestehende Buchung auf ein anderes Konto.
Bei exportierten Vorgängen muss außerdem feststehen, was die Zielsoftware bereits übernommen hat. Eine lokale Stammdatenänderung berichtigt deren Buchungsbestand nicht automatisch.
Eine beantwortbare Mandantenfrage stellen
Fehlt ein Nachweis, sollte die Rückfrage die konkrete Abweichung nennen: „Die Rechnung nennt Leipzig GmbH, der Vertrag München GmbH. Bitte die aktuelle Auftragsbestätigung ergänzen oder erläutern, welche Gesellschaft diesen Einkauf geliefert hat.“
Die Frage nach dem Kreditorenkonto gehört nicht zum Mandanten. Die Kontenzuordnung folgt aus dem geklärten Geschäftspartner.
Hans kann Geschäftspartner anhand von Unterlagen und geschäftlichem Zusammenhang erkennen und Stammdaten ergänzen. Die Kanzlei kann die Nachweise einsehen und mehrdeutige Zuordnungen klären. Daraus entsteht eine belastbare Lieferantenbeziehung für die folgenden Vorgänge.
Vor dem ersten Export hilft Kreditoren für DATEV abgleichen. Für die Monatsprüfung folgt offene Posten abstimmen.
Quellen
Die Quellen wurden am 06. Oktober 2026 geprüft. Dieser Artikel dient der Orientierung und ersetzt keine steuerliche, rechtliche oder buchhalterische Beratung.
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