Ausländische Umsatzsteuer: Abziehen, vergüten lassen oder Rechnung korrigieren?

Fall 1: Hotelübernachtungen in Österreich

Eine deutsche Gesellschaft zahlt 1.100 € für betriebliche Übernachtungen in Österreich. Die ordnungsgemäße Hotelrechnung enthält 1.000 € netto und 100 € österreichische Umsatzsteuer. Vorausgesetzt werden eine ausschließlich betriebliche Reise und keine besondere Margenbesteuerung für Reiseleistungen.

Aus diesen 100 € ergibt sich kein deutscher Vorsteuerabzug. Die Beherbergung ist mit dem Grundstück in Österreich verbunden. Ein deutscher Unternehmenskunde macht daraus keine gewöhnliche in Deutschland steuerpflichtige B2B-Leistung.

Für dieses Rechenbeispiel seien die österreichischen Abzugs- und Antragsvoraussetzungen erfüllt und die 100 € erstattungsfähig. Dann werden 1.000 € Reiseaufwand und 100 € ausländischer Steuervergütungsanspruch gegen die Zahlung von 1.100 € erfasst. Bei Erstattung steigen die Bank und sinkt die Forderung jeweils um 100 €. Eine weitere Aufwandsminderung entsteht nicht, wenn der erstattungsfähige Betrag bereits getrennt erfasst war.

Ist die Steuer nicht erstattungsfähig, muss ihre Buchungsbehandlung den verbleibenden Kosten entsprechen. Die bloße Möglichkeit eines Antrags begründet noch keine Forderung.

Deutsche Unternehmen nutzen das einschlägige EU-Vergütungsverfahren über die deutsche Verwaltung. Die Verfahrensbeschreibung des BZSt und die österreichischen Verfahrenshinweise erklären Weg und Voraussetzungen. Eine Anspruchsliste hält Land, Jahr, Belege, Betrag, Frist und Entscheidung zusammen.

Fall 2: Betriebliche Software von einem irischen Anbieter

Ein irischer Anbieter erbringt eine gewöhnliche Softwareleistung für 600 € an ein regelbesteuertes deutsches Unternehmen. Der Empfänger sitzt in Deutschland, eine inländische Betriebsstätte des Anbieters wirkt nicht mit und es greift keine besondere Leistungsortregel.

Nach der allgemeinen B2B-Regel liegt der Leistungsort in Deutschland. Der Empfänger erfasst 114 € Umsatzsteuer nach § 13b bei 19 %. Bei der hier vorausgesetzten vollen Abzugsberechtigung sind zugleich 114 € als entsprechende Vorsteuer abziehbar.

Der Anbieter erhält 600 €. Die Buchhaltung enthält 600 € Softwareaufwand, 600 € Verbindlichkeit und beide Steuerpositionen von jeweils 114 €. Die Zahlung gleicht die Verbindlichkeit aus. Die ausländische Lieferantenanschrift macht den Vorgang nicht zu ausländischer Vorsteuer.

Maßgeblich sind § 3a UStG, § 13b UStG und § 15 UStG.

Fall 3: Dieselbe Software wird fälschlich mit Auslandssteuer berechnet

Für dieselbe Leistung über 600 € habe der Anbieter wegen einer falschen Kundeneinstufung zusätzlich 138 € irische Umsatzsteuer berechnet: insgesamt 738 €.

Die 138 € sind keine abziehbare deutsche Vorsteuer. Auf Grundlage der geklärten Unternehmens- und Leistungsangaben wird eine korrigierte Rechnung angefordert. Im Beispiel akzeptiert der Anbieter die Berichtigung, ersetzt die Rechnung durch eine über 600 € und erstattet die bereits bezahlten 138 €.

Danach ergibt sich:

Die Berichtigung der Auslandssteuer beseitigt keine bereits durch die Leistung entstandene deutsche §-13b-Pflicht. Deren Zeitraum ist unabhängig zu bestimmen. Eine ausstehende Lieferantenantwort darf nicht dazu führen, dass die deutsche Steuerbehandlung unbearbeitet bleibt.

Das Ergebnis für weitere Prüfungen festhalten

Zum Vorgang gehören rechtlicher Lieferant, tatsächliche Leistung, Empfänger, Leistungsort, Steuerland, Abzugs- oder Vergütungsweg und Rechnung. „Beherbergung Österreich; 100 € Vergütungsforderung; keine deutsche Vorsteuer“ erklärt mehr als „Auslandsrechnung geprüft“.

Hans kann Länder- und Steuerangaben auslesen, Nachweise verbinden und unterstützte Umsatzsteuerbehandlungen anwenden. Die fachliche Schlussfolgerung braucht den tatsächlichen Sachverhalt. Eine KI-Einordnung oder eine frühere Rechnung desselben Lieferanten beantwortet keine wesentlich geänderte Leistung.

Für Kursdifferenzen folgt Fremdwährungsrechnungen und Zahlungen. Die Monatsabstimmung erläutert Umsatzsteuer und Vorsteuer.