Rechnung, Beleg und Banknachweis: Welche Unterlagen braucht die Buchung?

Welche Unterlage beantwortet welche Frage?

Vertrag und Rechnung können denselben Aufwand belegen. Kartenabrechnung und Bankabbuchung können zwei Stationen derselben Zahlung darstellen. Wird aus jeder Unterlage ein neuer Einkauf, entstehen Dubletten.

Einen privat bezahlten Einkauf vollständig abbilden

Ein Geschäftsführer kauft einen Drucker für eine GmbH. Die Rechnung lautet auf die GmbH: 1.200 € netto zuzüglich 228 € Umsatzsteuer, insgesamt 1.428 €. Er bezahlt mit seiner privaten Karte. Die Gesellschaft erstattet später 800 €.

Im Beispiel wird der Drucker ausschließlich betrieblich genutzt und aktiviert; die üblichen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind erfüllt. Die Nachweiskette besteht aus:

1. Rechnung über den Einkauf der GmbH mit Steuerangaben.
2. Privatem Kartenbeleg über die Zahlung an den Lieferanten.
3. Auslagenabrechnung mit Zahler und zugehörigem Einkauf.
4. Bankzahlung der GmbH über die Teil-Erstattung von 800 €.

Der Lieferant ist vollständig bezahlt. Die GmbH schuldet dem Geschäftsführer noch 628 €: 1.428 € verauslagt abzüglich 800 € erstattet.

Vereinfacht werden 1.200 € Anlagevermögen und 228 € Vorsteuer gegen 1.428 € Verbindlichkeit gegenüber dem Geschäftsführer erfasst. Die Erstattung vermindert diese Verbindlichkeit und das Bankguthaben jeweils um 800 €.

Die Bankzahlung darf keinen zweiten Druckerkauf und keinen zweiten Vorsteuerabzug auslösen. Die verbleibenden 628 € gehören auch nicht als überfällige Rechnung auf das Lieferantenkonto. Das genaue Verrechnungskonto hängt von der Stellung des Zahlers und dem Kontenplan der Kanzlei ab.

Fehlende Unterlagen gezielt anfordern

„Bitte die Belege schicken“ führt leicht zur nächsten unvollständigen Lieferung. Besser ist eine konkrete Lücke:

• „Die Rechnung liegt vor. Bitte den privaten Zahlungsnachweis ergänzen und den Zahler nennen.“
• „Die Abbuchung liegt vor. Es fehlt die Rechnung mit der Leistungsbeschreibung.“
• „Die Erstattung ist eingegangen. Bitte Korrekturbeleg und ursprüngliche Rechnungsnummer ergänzen.“
• „Die Gebühr steht in der Abrechnung. Es fehlt der Nachweis zu ihrer Berechnung.“

Eine interne Erklärung kann den Geschäftszweck belegen. Sie ersetzt nicht automatisch die für den Vorsteuerabzug erforderliche Lieferantenrechnung. Die Voraussetzungen regelt § 15 UStG.

Verwertbare Originale erhalten

Bei mehrseitigen Rechnungen gehören sämtliche Seiten, erforderliche Anlagen und relevante Nachträge zusammen. Ein zugeschnittenes Foto kann Empfänger, Rechnungsnummer oder Steuerangaben abschneiden.

Bei einer strukturierten E-Rechnung bleibt die empfangene strukturierte Datei erhalten. Eine lesbare Darstellung unterstützt die Prüfung; Ausdruck oder Foto können jedoch die elektronisch verarbeitbaren Daten verlieren. Die gesetzliche Unterscheidung zwischen E-Rechnung und sonstiger Rechnung enthält § 14 UStG.

Hans unterstützt direkten Upload und verbundene Google-Drive-Ordner, unter anderem für geeignete Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge und Abrechnungen. Der Dokumenten-Agent erkennt die Unterlage. Am verbundenen Buchungsvorgang wird sichtbar, wofür sie verwendet wird. Die Aufbewahrungspflichten erfordern weiterhin einen geeigneten Gesamtprozess.

Vollständigkeit aus mehreren Richtungen prüfen

Von den Belegen aus werden unbezahlte Rechnungen sichtbar. Von Bank- und Kartenbewegungen aus fallen Zahlungen ohne ausreichenden Nachweis auf. Der Vergleich mit den erwarteten Quellen zeigt zusätzlich einen fehlenden Kontoauszug oder Umsatzbericht.

Erst zusammen liefern diese drei Sichtweisen ein brauchbares Bild. Die Zahl der Dateien sagt wenig darüber aus, ob alle relevanten Geschäftsvorfälle erfasst sind.

Weiterführend: offene Kunden- und Lieferantenposten und Checkliste für den Monatsabschluss.