Kategorien und Konten: Eine gemischte Rechnung richtig kontieren

Erst die Rechnungspositionen lesen

Ein Café erhält eine Rechnung für eine Espressomaschine und Reinigungsmittel:

Das Unternehmen bilanziert und ist im Beispiel vollständig zum Vorsteuerabzug berechtigt. Die Espressomaschine wird nach der anwendbaren Behandlung aktiviert; ihre Abschreibung wird gesondert berücksichtigt. Die Reinigungsmittel sind laufender Reinigungsaufwand.

„Café-Einkauf“ beschreibt den Vorgang für den Mandanten durchaus sinnvoll. Daraus ergibt sich aber noch nicht, welcher Betrag sofort in den Aufwand gehört.

Den vollständigen Buchungssatz bilden

Der hier unmittelbar erfasste Aufwand beträgt 100 €. Die Espressomaschine steht mit 2.400 € im Anlagevermögen. Ihre weitere Ergebniswirkung richtet sich nach der anwendbaren Abschreibung. Würden alle 2.500 € als Reinigungsaufwand gebucht, änderte sich das ausgewiesene Ergebnis und das Anlagegut fehlte.

Die Kontobezeichnungen zeigen die Funktion im Beispiel. Die konkreten Konten einschließlich Steuerfunktionen kommen aus dem Kontenplan des Mandanten. Eine Kontonummer aus einer anderen Software oder einem anderen Kontenrahmen ist kein verlässlicher Ersatz.

Umsatzsteuer und Zahlung gesondert zuordnen

Die Kategorie „Café“ begründet keinen Vorsteuerabzug. Rechnung, Leistungsempfänger, betriebliche Verwendung und Abzugsvoraussetzungen müssen dazu passen. Eine inländische Rechnung, eine Kleinunternehmerrechnung und eine grenzüberschreitende Leistung können trotz derselben Kategorie unterschiedlich zu behandeln sein.

Bei der Zahlung von 2.975 € lautet die Ausgleichsbuchung vereinfacht: Kreditor 2.975 € im Soll an Bank 2.975 € im Haben. Aufwand, Anlagegut und Vorsteuer sind bereits erfasst und dürfen nicht noch einmal entstehen.

Taucht derselbe Einkauf zusätzlich in einer Kartenabrechnung auf, ist zu prüfen, ob diese nur die Zahlung zur vorhandenen Rechnung nachweist. Daraus darf kein zweiter Reinigungsaufwand werden.

In fünf Schritten kontieren

1. Geschäftsvorfall bestimmen. Einkauf, Anzahlung, Rückzahlung, Kaution, Korrektur oder Ausgleich?
2. Unterschiedliche Bestandteile trennen. Anlagegut und Verbrauchsmaterial gesondert beurteilen.
3. Periode bestimmen. Rechnungs-, Liefer- und Zahlungsdatum können auseinanderfallen.
4. Konto und Steuerbehandlung festlegen. Mandantenangaben und Kontenplan zugrunde legen.
5. Ergebnis kontrollieren. Anlage, Aufwand, Verbindlichkeit und Bank müssen den Vorgang richtig abbilden.

Eine Kaution zeigt die Bedeutung des ersten Schritts: Eine rückzahlbare Mietsicherheit kann Vermögen darstellen, obwohl im Banktext „Miete“ steht. Eine Darlehenstilgung kann eine Verbindlichkeit vermindern, obwohl die Kategorie „Finanzierung“ lautet. Die Kategorie allein erklärt jeweils noch keinen Buchungssatz.

Automatisierung bei geänderten Sachverhalten prüfen

Ein bekannter Lieferant kann diesen Monat etwas anderes abrechnen. Seine übliche Kategorie hilft möglicherweise bei der Suche, darf aber einen wesentlich anderen Rechnungsinhalt nicht überdecken.

Hans verbindet Belegerkennung, geschäftlichen Zusammenhang, Kontierung und unterstützte Umsatzsteuerverarbeitung. Prüfhinweise können auf ungewöhnliche Beträge oder Kontierungsfragen lenken. Entscheidend ist der Vergleich von Buchungswirkung und tatsächlicher Rechnung.

Dazu erläutert Buchungsvorschläge fachlich prüfen die einzelnen Prüfschritte. Für die Übertragung in ein anderes System folgt Kreditoren für DATEV abgleichen.