Buchungsperiode abschließen: Was ist damit erledigt?

Fünf Fragen, fünf unterschiedliche Aussagen

In DeinHans ist die Buchungsperiode offen oder geschlossen. Prüfläufe und Exportergebnisse werden davon getrennt geführt. Andere Buchhaltungssysteme verwenden „gesperrt“ unterschiedlich. Daraus lässt sich weder ein zusätzlicher DeinHans-Periodenstatus noch eine bestimmte Berechtigung ableiten.

Ein abgeschlossener Monat darf offene Rechnungen enthalten

Ein vereinfachtes Beispiel für einen bilanzierenden Betrieb, ohne Umsatzsteuer:

• Ein Lieferant erledigt am 25. September eine Reparatur und stellt 900,00 € in Rechnung.
• Die Rechnung wird im September gebucht: 900,00 € Reparaturaufwand und 900,00 € Verbindlichkeit.
• Die Kanzlei schließt den September am 5. Oktober ab. Die Rechnung ist am 15. Oktober fällig.
• Das Unternehmen zahlt am 15. Oktober die 900,00 €.

Beim Septemberabschluss ist die Verbindlichkeit von 900,00 € richtig. Sie macht den Monat nicht unvollständig. Im Oktober wird die Zahlung gegen das Kreditorenkonto gebucht und gleicht die Verbindlichkeit aus. Der Septemberaufwand wird dabei nicht erneut erfasst.

Dasselbe gilt für eine berechtigte Kundenforderung oder einen nachgewiesenen Plattform-Einbehalt. Entscheidend ist, dass der Saldo stimmt und erklärt ist. Der Leitfaden zu offenen Posten zeigt, wie sich solche Salden von fehlenden Zuordnungen unterscheiden lassen.

Festlegen, was vor dem Abschluss erledigt sein muss

Für eine kleine Kanzlei sollte die Abschlussdefinition vier Bereiche abdecken:

1. Quellen: Alle erwarteten Bankkonten, Belegwege und weiteren Unterlagen sind für den Monat berücksichtigt.
2. Salden: Bank, Debitoren, Kreditoren und Verrechnungskonten stimmen mit den Nachweisen überein.
3. Klärungsfälle: Fehlende Tatsachen mit Einfluss auf die Buchhaltung sind geklärt. Berechtigte offene Salden sind erklärt und werden weiterverfolgt.
4. Prüfung: Die zuständige Person hat die für dieses Mandat erforderlichen Kontrollen am aktuellen Datenstand abgeschlossen.

Eine künftig fällige Zahlung ist normale Nachverfolgung. Eine ungeklärte Bankdifferenz ist unerledigte Buchhaltung. Fehlt eine Tatsache, die die Umsatzsteuerbehandlung ändern kann, braucht der betroffene Vorgang vor seinem Abschluss eine Entscheidung.

Die Monatsabschluss-Checkliste beschreibt die Nachweise für diese vier Bereiche.

Die Übergabe konkret formulieren

Ein kurzer Vermerk kann so lauten:

Septemberbuchhaltung am 5. Oktober abgeschlossen. Lieferantenrechnung R-77: 900,00 € offen, fällig am 15. Oktober. Exportpaket September-v1 am 5. Oktober erstellt. Importkontrolle und Umsatzsteuer-Voranmeldung liegen noch bei der zuständigen Sachbearbeitung.

Damit erhält die nächste Person einen klaren Ausgangspunkt und eine Aufgabe. „September fertig“ reicht dafür nicht aus.

Verlangt der Mandatsablauf eine Importkontrolle vor der abschließenden Freigabe, wird diese Kontrolle zuerst dokumentiert. Die Kanzlei legt die Reihenfolge fest; eine vorhandene CSV-Datei belegt noch keine erfolgreiche Übernahme.

Was passiert bei neuen Unterlagen?

Klären Sie zuerst, ob die Unterlage den abgeschlossenen Monat verändert oder ein neues Ereignis belegt. Die Oktoberzahlung einer korrekt gebuchten Septemberrechnung gehört in den Oktober. Die Entdeckung, dass die Septemberrechnung doppelt gebucht wurde, erfordert eine Korrektur des bisherigen Buchhaltungsstands.

Bewahren Sie den Nachweis auf und bestimmen Sie die betroffenen Buchungen, Auswertungen und Exporte vor der Korrektur. Die frühere Prüfung deckt das geänderte Ergebnis nicht automatisch ab. Der Korrekturleitfaden beschreibt das Vorgehen, wenn Daten bereits exportiert oder für eine Anmeldung verwendet wurden.

DeinHans verbindet Belegverarbeitung, Buchung, Bankabstimmung und Monatsprüfung in einem Ablauf. Der Periodenabschluss beendet diese Buchhaltungsphase. Die Übermittlung an das Finanzamt und die Aufstellung des Jahresabschlusses bleiben eigenständige Aufgaben.