In diesem Artikel
Das Wichtigste
- Rechnung und Zahlung sind getrennte Vorgänge.
- Gewinn, Bankguthaben und offene Rechnungen beantworten unterschiedliche Fragen.
- Jede Buchung braucht einen nachvollziehbaren Anlass und passende Nachweise.
- Bei der Monatsprüfung müssen Buchhaltung und Unterlagen zusammenpassen.
Ein Monat aus fünf Vorgängen
Das Lehrbeispiel verwendet die Bilanzierung. Alle Beträge werden ohne Umsatzsteuer dargestellt; Abschreibungen, Steuern und weitere Vorgänge bleiben unberücksichtigt. Zu Beginn liegen 10.000 € auf dem Bankkonto, vollständig durch Eigenkapital finanziert. Offene Kunden- oder Lieferantenposten gibt es noch nicht.
Im Monat passiert Folgendes:
| Vorgang | Wirkung in der Buchhaltung |
|---|---|
| Leistungen erbracht und mit 3.600 € abgerechnet | Erlöse und Kundenforderungen steigen um 3.600 € |
| Kunden zahlen 2.400 € | Bankguthaben steigt; Forderungen sinken |
| Leistungen bezogen und mit 1.200 € berechnet | Aufwand und Lieferantenverbindlichkeiten steigen um 1.200 € |
| Lieferanten erhalten 900 € | Verbindlichkeiten und Bankguthaben sinken |
| Monatsende | Verbleibende Kunden- und Lieferantenposten werden abgestimmt |
Die Bankzahlungen gleichen bereits erfasste Rechnungen aus. Würden die Zahlungen erneut als Erlös oder Aufwand gebucht, wäre dieselbe Leistung doppelt erfasst.
Drei Ergebnisse zusammen lesen
Der Gewinn beträgt 2.400 €: 3.600 € Erlöse abzüglich 1.200 € Aufwand.
Auf dem Bankkonto liegen 11.500 €: 10.000 € Anfangsbestand zuzüglich 2.400 € Eingänge abzüglich 900 € Ausgänge.
Die offenen Posten zeigen den Rest: Kunden schulden noch 1.200 €; das Unternehmen schuldet Lieferanten noch 300 €.
Auch die vereinfachte Schlussbilanz geht auf. Auf der Aktivseite stehen 11.500 € Bank und 1.200 € Forderungen, zusammen 12.700 €. Dem stehen 300 € Lieferantenverbindlichkeiten und 12.400 € Eigenkapital gegenüber: 10.000 € Anfangskapital zuzüglich 2.400 € Gewinn.
Das ist keine vollständige handelsrechtliche Abschlussrechnung. Der Zusammenhang wird dennoch sichtbar: Bei 2.400 € Gewinn steigt das Bankguthaben nur um 1.500 €. Die Differenz von 900 € steckt in der Veränderung von Forderungen und Verbindlichkeiten.
Eine Buchung bis zum Beleg verfolgen
Von den 3.600 € Umsatz entfallen 600 € auf eine Kundenrechnung. Der Originalbeleg nennt Kunde, Leistung, Betrag und Rechnungsnummer. Im Beispiel entstehen daraus 600 € Forderung und 600 € Erlös.
Zahlt der Kunde 600 €, vermindert die Bankbuchung die Forderung. Die Verbindung zwischen Rechnung und Zahlung erklärt, weshalb nichts mehr offen ist. Der Bankeingang allein sagt noch nicht, welche Leistung verkauft wurde und ob sie bereits erfasst war.
Diese Verbindung hilft auch bei Korrekturen. Wird die Rechnung später gemindert, müssen die Korrektur des Umsatzes und der verbleibende Zahlungsanspruch zusammenpassen. Dazu erläutert der Beitrag Gutschriften und Erstattungen die einzelnen Schritte.
Für jede Frage die passende Auswertung verwenden
| Mandantenfrage | Passende Unterlage | Darauf kommt es an |
|---|---|---|
| „Haben wir Geld verdient?“ | GuV oder BWA | Erlöse, Aufwendungen und noch fehlende Periodenbuchungen |
| „Können wir nächste Woche zahlen?“ | Bankbestand und kurzfristige Liquiditätsplanung | Verfügbares Geld, erwartete Eingänge und fällige Zahlungen |
| „Wer schuldet uns noch Geld?“ | Debitoren-OPOS-Liste | Rechnung, Fälligkeit, Zahlungen und strittige Beträge |
| „Woher kommt dieser Betrag?“ | Kontenblatt und Beleg | Buchung, Nachweis und Ausgleich |
In einer BWA aus unvollständigen Unterlagen können etwa Abschreibungen, Bestandsveränderungen oder Abgrenzungen fehlen. Vor der Ergebnisbesprechung sollte klar sein, welche Buchungen bereits enthalten sind.
Auch die Gewinnermittlungsart ist entscheidend. Für eine EÜR gelten andere zeitliche Regeln als bei der Bilanzierung. Das rechnungsbezogene Beispiel darf daher nicht unverändert auf jedes Einzelunternehmen übertragen werden. EÜR und Bilanzierung erläutert den Unterschied.
Woran ein verlässlicher Monat erkennbar ist
Bei der Monatsprüfung wird der Bankbestand mit dem Kontoauszug abgestimmt. Offene Rechnungen müssen zu den entsprechenden Salden passen. Wesentliche Geschäftsvorfälle brauchen Nachweise und die richtige zeitliche Zuordnung. Eine rechnerisch ausgeglichene Buchhaltung kann trotzdem eine Rechnung übersehen oder doppelt enthalten.
Hans verbindet Belege, Buchungen, Zahlungen und Prüfergebnisse bis zum Monatsabschluss. Der Mandant liefert Zugänge und Geschäftsangaben. Die Kanzlei kann den entstandenen Bestand beurteilen und die beauftragten fachlichen Aufgaben übernehmen.
Für das nächste Mandantengespräch folgt die Überleitung vom Gewinn zur Liquidität.
Quellen
Die Quellen wurden am 06. Oktober 2026 geprüft. Dieser Artikel dient der Orientierung und ersetzt keine steuerliche, rechtliche oder buchhalterische Beratung.
- § 238 Handelsgesetzbuch – Buchführungspflicht
- § 242 Handelsgesetzbuch – Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
- § 4 Einkommensteuergesetz – Gewinnbegriff und EÜR
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